गृहनिर्माण संस्थेच्या वार्षिक सर्वसाधारण सभेची तपासणी सूची

वार्षिक सर्वसाधारण सभा ही महाराष्ट्रातील प्रत्येक सहकारी गृहनिर्माण संस्थेने दर वर्षी घ्यायलाच हवी अशी सभा आहे. याच सभेत सभासदांना हिशेब मिळतात, लेखापरीक्षकाचे निष्कर्ष ऐकायला मिळतात, अंदाजपत्रक मंजूर होते आणि पुढील वर्षासाठी लेखापरीक्षकाची नेमणूक होते. कार्यपद्धती चुकली तर निर्णयांना आव्हान दिले जाऊ शकते. मुदत चुकली तर समितीवर अपात्रतेची कारवाई होऊ शकते.

ही तपासणी सूची समिती ज्या क्रमाने काम करते त्याच क्रमाने आहे: मुदत, सूचना, विषयसूची, प्रत्यक्ष सभा आणि नंतरची कागदपत्रे.

वार्षिक सर्वसाधारण सभेची मुदत: ३० सप्टेंबरपूर्वी

सहकारी वर्ष १ एप्रिल ते ३१ मार्च असते. महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियमाच्या कलम ७५(१) नुसार वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत, म्हणजे ३० सप्टेंबरपूर्वी, वार्षिक सभा घ्यावी लागते. २०१४ च्या आदर्श उपविधीतील उपविधी ९३(अ) हेच सांगतो आणि मुदतवाढीची तरतूद नाही हेही नमूद करतो.

समितीने सभा बोलावली नाही तर उपविधी ९३(ब) कलम ७५(५) कडे निर्देश करतो: कसूर करणारे समिती सदस्य अपात्र ठरू शकतात. कलम ७५ नुसार निबंधकही सभा बोलावू शकतात.

३० सप्टेंबरपासून मागे मोजून नियोजन करा. १४ पूर्ण दिवसांच्या सूचनेचा अर्थ असा की सूचना फार तर सप्टेंबरच्या पहिल्या पंधरवड्यात गेली पाहिजे. लेखापरीक्षण त्याआधीच पूर्ण झाले पाहिजे.

सभेची सूचना: १४ पूर्ण दिवस

उपविधी ९८ नुसार वार्षिक सभेची १४ पूर्ण दिवसांची सूचना प्रत्येक सभासदाला द्यावी लागते. त्याची माहिती गृहनिर्माण महासंघ आणि निबंधक यांनाही कळवावी लागते. “पूर्ण दिवस” मोजताना सूचना बजावल्याचा दिवस आणि सभेचा दिवस हे दोन्ही वगळले जातात.

सूचना कशी बजवायची:

उपविधी १६१ नुसार हाताने, टपालाने किंवा ई-मेलने, आणि एक प्रत सूचना फलकावर.
प्रारूप २०२६ उपविधी समितीने मान्य केलेला डिजिटल मंचही ग्राह्य धरतात (प्रा.उ. २(ब)). हा मजकूर प्रारूप आहे. नवे उपविधी स्वीकारेपर्यंत आपले नोंदणीकृत उपविधी पाळा.

सूचनेत दिनांक, वेळ, ठिकाण, विषयसूची असावी. सभासद ऑनलाइन उपस्थित राहू शकत असतील तर लिंक आणि जोडण्याची पद्धतही द्यावी. प्रत्येक सभासदाला सूचना मिळाल्याचा पुरावा ठेवा: सही केलेली पोच, टपाल पावती किंवा ई-मेल नोंद.

सूचनेपूर्वी लेखापरीक्षित हिशेब तयार हवेत

सहकार विभागाच्या संकेतस्थळावरील मजकुरानुसार कलम ८१(१)(अ) सांगते की लेखापरीक्षण वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत “आणि कोणत्याही परिस्थितीत वार्षिक सभेची सूचना देण्यापूर्वी” पूर्ण व्हायला हवे. उपविधी १५०(ब) ही जबाबदारी समितीवर टाकतो. व्यवहारात, वार्षिक सभेची सूचना जाण्यापूर्वी लेखापरीक्षण अहवाल हातात हवा.

प्रारूप २०२६ उपविधी ही मुदत ३१ जुलैपर्यंत आणतात. लेखापरीक्षित पत्रके, लेखापरीक्षण अहवाल व समितीचा अहवाल सभेपूर्वी किमान १४ दिवस प्रदर्शित करणेही आवश्यक करतात (प्रा.उ. १४१(४)–(५)). आजही हे चांगले उद्दिष्ट आहे.

वार्षिक सभेची विषयसूची

उपविधी ९४ मध्ये वार्षिक सभेचे अनिवार्य कामकाज दिले आहे. त्यावरून विषयसूची तयार करा:

मागील वार्षिक सभा व विशेष सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त वाचणे आणि त्यावर केलेली कार्यवाही.
समितीचा वार्षिक अहवाल आणि नमुना ‘N’ मधील हिशेब (उत्पन्न-खर्च पत्रक व ताळेबंद) स्वीकारणे.
वैधानिक लेखापरीक्षण अहवालावर विचार.
दोषदुरुस्ती अहवाल (नमुना ‘O’) आणि केलेली कार्यवाही.
पुढील आर्थिक वर्षाचे अंदाजपत्रक.
शासनमान्य नामिकेतून वैधानिक लेखापरीक्षकाची नेमणूक आणि मानधन ठरवणे.
वार्षिक विवरणपत्र स्वीकारणे.
अधिनियम, नियम किंवा उपविधीनुसार सर्वसाधारण सभेच्या मंजुरीचे विषय.
निबंधक, लेखापरीक्षक, शासन किंवा स्थानिक प्राधिकरणाकडून आलेली महत्त्वाची पत्रे.
समितीची मुदत संपत असल्यास निवडणुकीची तारीख जाहीर करणे.
अध्यक्षांच्या परवानगीने इतर विषय, मात्र सूचना आवश्यक असलेले विषय वगळून.

प्रारूप २०२६ ची यादी (प्रा.उ. ९५(क)) यात भर घालते: वाढावा विनियोगाची योजना, सभासदांना दिलेल्या कर्जांचा तपशील आणि उपविधी दुरुस्ती.

लेखापरीक्षकाची नेमणूक

वार्षिक सभा नामिकेतून वैधानिक लेखापरीक्षक नेमते आणि मानधन ठरवते (कलम ८१(१)(अ); उपविधी १५०(अ), (क)). उपविधी १५०(अ) नुसार एकच लेखापरीक्षक सलग दोन वर्षांपेक्षा जास्त नेमता येत नाही. सभेनंतर एका महिन्यात लेखापरीक्षकाचे नाव व लेखी संमती कलम ७९(१ब) चे विवरणपत्र म्हणून महासहकार पोर्टलवर निबंधकांकडे जाते.

सर्वसाधारण सभेची गणपूर्ती

गणपूर्ती म्हणजे एकूण सभासदांच्या दोन-तृतीयांश किंवा २० सभासद, यांपैकी जे कमी असेल ते (उपविधी ९९; नियम १०६क-१३(३)(इ)). २४ सभासदांच्या संस्थेला १६ जण उपस्थित हवेत. १२० सभासदांच्या संस्थेला २० पुरेसे आहेत.

अर्ध्या तासात गणपूर्ती झाली नाही तर (उपविधी १००; नियम १०६क-१३(३)(फ)):

वार्षिक सभा तहकूब होते. ती सूचनेत दिल्याप्रमाणे त्याच दिवशी नंतरच्या वेळी किंवा ७ ते ३० दिवसांनंतरच्या तारखेला होते. तहकूब सभेत मूळ विषयसूचीवरील कामकाज गणपूर्ती असो वा नसो पार पडते.
सभासदांच्या मागणीवरून बोलावलेली सभा मात्र विसर्जित होते.

त्याच दिवशी पूर्ण न झालेले कामकाज उपस्थित सभासद ३० दिवसांच्या आतील तारखेपर्यंत पुढे ढकलू शकतात (उपविधी १०१).

व्हिडिओ कॉन्फरन्सद्वारे सभेत सहभाग

महाराष्ट्र सहकारी संस्था (सुधारणा) नियम २०२६ २२ जून २०२६ रोजी प्रसिद्ध झाले. तेव्हापासून नियम १०६क-१३(३)(ब) नुसार सभासद सर्वसाधारण सभेत प्रत्यक्ष किंवा व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंग / इतर दृक्-श्राव्य माध्यमातून सहभागी होऊ शकतात. ही सुविधा संस्थेने द्यायची आहे आणि ती पुढील गोष्टी करू शकली पाहिजे:

सभेचे ध्वनिचित्रमुद्रण;
सहभागी सभासदांची ओळख पटवणे;
दिनांक व वेळेसह कामकाज जतन करणे.

निर्णय बहुमताने होतात आणि ऑनलाइन उपस्थित सभासदही त्यात मोजले जातात (नियम १०६क-१३(३)(ग)). ध्वनिचित्रमुद्रण इतिवृत्तासोबत जपून ठेवा. नंतर एखाद्या निर्णयावर वाद झाला तर तोच सर्वोत्तम पुरावा ठरतो.

सभेनंतरचे इतिवृत्त

२०१४ चे उपविधी लागू असलेल्या संस्थांसाठी उपविधी १०७ कालमर्यादा ठरवतो:

समिती सभेनंतर ३ महिन्यांत इतिवृत्ताचा मसुदा अंतिम करते.
त्या समिती सभेपासून १५ दिवसांत तो सर्व सभासदांना पाठवते.
सभासद १५ दिवसांत आपल्या सूचना देतात.
त्यानंतर समिती इतिवृत्त अंतिम करून इतिवृत्त पुस्तकात नोंदवते.

प्रारूप २०२६ उपविधी ही कालमर्यादा पुन्हा देत नाहीत, म्हणून अंतिम मजकूर अधिसूचित झाल्यावर तपासा. शुल्क भरून सभासदांना इतिवृत्ताच्या प्रती मिळतात (उपविधी १७०).

यानंतर कलम ७९(१अ) खालील वार्षिक विवरणपत्रे ३० सप्टेंबरपर्यंत महासहकार पोर्टलवर भरा. त्यात वार्षिक अहवाल, लेखापरीक्षित पत्रके, वाढावा योजना आणि वार्षिक सभेच्या तारखेचे घोषणापत्र असते.

व्यावहारिक तपासणी सूची

कायदा काय सांगतो

अधिनियम कलम ७५(१), (५): वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत वार्षिक सभा; कसूर केल्यास अपात्रता.
कलम ८१(१)(अ), (क): सभेच्या सूचनेपूर्वी लेखापरीक्षण पूर्ण; जबाबदारी समितीची.
कलम ७९(१अ), (१ब): वार्षिक विवरणपत्रे; सभेनंतर एका महिन्यात लेखापरीक्षक विवरणपत्र.
उपविधी ९३–१०१, १०७, १५० (२०१४): तारीख, विषयसूची, १४ पूर्ण दिवसांची सूचना, गणपूर्ती, तहकुबी, इतिवृत्त, लेखापरीक्षक.
नियम १०६क-१३(३)(ब), (इ)–(ग): व्हिडिओद्वारे सहभाग, गणपूर्ती व मतदान. २२ जून २०२६ पासून प्रत्येक गृहनिर्माण संस्थेला बंधनकारक.
प्रा.उ. ९५, १४१ (प्रारूप २०२६): वाढीव विषयसूची, ३१ जुलैचे लेखापरीक्षण उद्दिष्ट आणि १४ दिवसांचे प्रदर्शन. हे फक्त प्रारूप आहे.

आदर्श मजकुरापेक्षा आपल्या संस्थेचे नोंदणीकृत उपविधी वेगळे असतील तर ते लागू होतात.

सभांविषयी आणखी प्रश्नांची उत्तरे सर्वसाधारण सभा FAQ पानावर आहेत.

संदर्भ

ही माहिती सर्वसाधारण स्वरूपाची आहे, कायदेशीर सल्ला नाही. आपल्या संस्थेचे नोंदणीकृत उपविधी वेगळे असू शकतात; वाद किंवा महत्त्वाच्या निर्णयासाठी निबंधक कार्यालय, वकील किंवा सनदी लेखापाल यांचा सल्ला घ्या.