अभिलेख, माहिती अधिकार व गोपनीयताRecords, RTI & privacy

सभासदाने अर्ज (हस्तांतरण, नामनिर्देशन, वाहनतळ, फेरबदल) दिल्यावर कार्यालयाने काय करायचे आणि किती लवकर?

त्याची पोच द्या. 2014 च्या उपविधींनुसार 15 दिवसांच्या आत कोणतीही त्रुटी निदर्शनास आणा, अर्ज व्यवस्थापन समितीच्या पुढील सभेपुढे ठेवा आणि जास्तीत जास्त 3 महिन्यांत त्यावर निर्णय घ्या. 2026 चे प्रारूप उपविधी हे अधिक कडक करतात: त्याच दिवशी किंवा 3 दिवसांच्या आत पोच, 7 दिवसांत छाननी आणि परिपूर्ण अर्ज मिळाल्यापासून 60 दिवसांत निर्णय.

2014 उपविधी BL 62 सभासदत्व, हस्तांतरण, पोटभाड्याच्या सूचना, फेरबदल, वाहनतळ, गच्चीचा वापर, तक्रारी आणि इतर अर्ज यांना लागू होतो. त्यानुसार 15 दिवसांच्या आत पोच आणि त्रुटींची नोंद देणे आवश्यक आहे. अर्ज पुढील सभेपुढे जातो आणि 3 महिन्यांत निकाली काढला जातो. नाकारण्याची कारणे इतिवृत्तात नोंदवली जातात. प्रारूप dBL 60: 3 दिवसांत पोच; 7 दिवसांत छाननी; छाननीनंतर 7 दिवसांत त्रुटी कळवणे, आणि अर्जदाराला पूर्तता करण्यासाठी 15 दिवस; 30 दिवसांत सभा; 60 दिवसांत निर्णय; 7 दिवसांत निर्णय कळवणे. सभासदत्वाच्या अर्जावर 3 महिन्यांत निर्णय न झाल्यास तो कलम s.22(2) नुसार मान्य झाल्याचे मानले जाते (dBL 60(i)). पुढील कार्यालयाने प्रत्येक वेळी अर्जावर तारखेचा शिक्का मारून लेखी किंवा इलेक्ट्रॉनिक पोच द्यावी.

कायदेशीर आधार: BL 62; dBL 60

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासदांपर्यंत नोटीस कशी पोहोचवायची — व्हॉट्सॲप संदेश किंवा ई-मेल पुरेसा आहे का?

नोटीस सभासदाच्या शेवटच्या ज्ञात पत्त्यावर हस्तपोच, टपाल किंवा ई-मेलने पाठवा, आणि ती संस्थेच्या सूचना फलकावरही लावा. सूचना फलकावर लावल्यानंतर, नोटीस मिळाली नाही असे सांगून सभासद ती अवैध ठरवू शकत नाही. केवळ व्हॉट्सॲप ही पद्धत 2014 चे उपविधी मान्य करत नाहीत.

2014 उपविधी BL 161 हस्तपोच, टपाल किंवा नोंदणीकृत टपाल, किंवा ई-मेल, तसेच सूचना फलकावर प्रदर्शन या पद्धती नमूद करतो. BL 163 नुसार सर्व नोटिसा, हिशेबपत्रके आणि वार्षिक अहवालांसाठी प्रत्येक इमारतीत सूचना फलक असणे आवश्यक आहे. प्रारूपातही प्रत्येक इमारतीत सूचना फलक कायम आहेत (dBL 70). dBL 69 नुसार मान्य पद्धतीने केलेली बजावणी वैध आहे, आणि योग्य ती पावले उचलली असल्यास नोटीस न मिळाल्याने कार्यवाही अवैध ठरत नाही. काही प्रकारच्या नोटिसांचे स्वतःचे नियम आहेत: पुनर्विकासाच्या विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी 14 पूर्ण दिवस (Rule 106C-13(3)(i)), नैमित्तिक रिक्त जागेच्या नोटिसीसाठी फलकावर 7 दिवस (Rule 106C-13(4)(b)), आणि निवडणुकांसाठी निवडणूक नियम. व्हॉट्सॲप हे आठवण करून देण्याचे उपयुक्त माध्यम आहे. औपचारिक पद्धतीचा पुरावा जतन करा (ई-मेल लॉग, जावक नोंदवही, तारखेसह सूचना फलकाचे छायाचित्र).

कायदेशीर आधार: BL 161, 163; dBL 69, 70; Rule 106C-13(3)(i), (4)(b)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

एखादा सभासद इतिवृत्त, लेखापरीक्षण अहवाल किंवा स्वतःच्या खातेवहीच्या प्रती मागतो. संस्था किती शुल्क आकारू शकते, आणि किती लवकर?

अधिनियम आणि उपविधींनुसार सभासदांना संस्थेचे अभिलेख पाहण्याचा आणि त्यांच्या प्रती मिळवण्याचा हक्क आहे, उपविधींच्या अनुसूचीतील शुल्कावर: 2014 च्या उपविधींनुसार प्रति पान ₹5–₹10. 2026 च्या प्रारूप उपविधींनुसार व्हॉट्सॲप किंवा ई-मेलने पाठवलेल्या प्रती विनामूल्य आहेत. अर्ज मिळाल्यापासून 7 दिवसांत सचिवाने सभासदाला शुल्क कळवले पाहिजे आणि शुल्क भरल्यापासून 45 दिवसांत प्रती दिल्या पाहिजेत.

2014 उपविधी BL 170 शुल्कांची यादी देतो: उदाहरणार्थ, उपविधी ₹5 प्रति पान, लेखापरीक्षित ताळेबंद आणि इतिवृत्त ₹10 प्रति पान, दुय्यम भागप्रमाणपत्र ₹100. प्रारूप dBL 38 नुसार लेखी अर्ज आवश्यक आहे. सचिव 7 दिवसांत शुल्क आणि भरण्याच्या पद्धती कळवतो आणि शुल्क मिळाल्यापासून 45 दिवसांत प्रती देतो (शासन अर्थसहाय्यित संस्थांसाठी 30 दिवस). शुल्क तक्त्यात व्हॉट्सॲप किंवा ई-मेल प्रतींसाठी काहीही शुल्क नाही. त्यात असेही म्हटले आहे की संस्थेने इतरांचे आधार, पॅन, पासपोर्ट किंवा बँक तपशील उघड करू नयेत. हा हक्क अधिनियमाच्या कलम s.154B-8 मधून येतो. प्रती देण्यास नकार देणे ही निबंधकाकडे जाण्याची बाब आहे (BL 173; dBL 190(A)(vii)). प्रती देण्यापूर्वी इतर सभासदांचे वैयक्तिक ओळख तपशील झाकून टाका.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8; BL 170, 173; dBL 38, 190(A)(vii)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

संस्थेला 45 दिवसांची मुदत टाळता येऊ नये म्हणून प्रतींसाठीची विनंती कशी लिहावी?

विनंती लेखी करा, प्रत्येक कागदपत्र नेमके नमूद करा (नाव, तारीख किंवा कालावधी), सचिवांना शुल्क कळवायला सांगा, आणि पुराव्यासह शुल्क भरा किंवा देऊ करा. संस्थेने आपला धनादेश वटवला नाही तरी 45 दिवस शुल्क भरल्यापासून किंवा देऊ केल्यापासून सुरू होतात. पोचपावती जपून ठेवा.

कलम 154B-8(2) नुसार लेखी विनंती व शुल्क भरल्यापासून 45 दिवसांत (शासनाने भागभांडवल, कर्ज किंवा जमीन दिली असल्यास 30 दिवसांत) कलम 154B-8(1) मधील कागदपत्रांच्या प्रती देणे संस्थेवर बंधनकारक आहे. Ramane (2026) मध्ये उच्च न्यायालयाने ठरवले की संस्थेने धनादेश वटवला नाही तरी मुदत शुल्क देऊ केल्यापासून सुरू होते (परिच्छेद 13). परिणामकारक विनंती: सचिवांच्या नावे, तारीख व सदनिका क्रमांकासह; सविस्तर यादी: "1 एप्रिल 2025 ते 31 मार्च 2026 दरम्यान झालेल्या समिती सभांची इतिवृत्ते", "2025-26 चा लेखापरीक्षित ताळेबंद व उत्पन्न-खर्च पत्रक", "1 एप्रिल 2024 पासूनचे माझे वैयक्तिक खाते"; शुल्क व भरण्याची पद्धत कळवण्याची विनंती (प्रारूप उपविधी सचिवांना त्यासाठी 7 दिवस देतात, प्रारूप उपविधी 38(b)); ईमेल किंवा WhatsApp वर प्रती स्वीकारण्याची तयारी, ज्या प्रारूपानुसार विनामूल्य आहेत (प्रारूप उपविधी 39(b)(14)). आवक शिक्क्यासह द्या, किंवा नोंदणीकृत टपाल किंवा ईमेलने पाठवा आणि पुरावा ठेवा. मागोवा घेता येईल अशा पद्धतीने पैसे भरा. 45 दिवसांत काहीच न मिळाल्यास हा सर्व पत्रव्यवहार जोडून उपनिबंधकांकडे तक्रार करा (records_rti_privacy-002 पाहा). "सर्व अभिलेख" अशा मोघम विनंत्या टाळा. काय मागितले होते यावरून वाद निर्माण होतो.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(1)-(2); BL 170; dBL 38(b), 39(b)(14)

न्यायालयीन निर्णय: Shashikant M. Ramane v Joint Registrar, Co-op Societies (SRA/MHADA) (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-07-01)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

माझ्याकडे देखभाल खर्चाची थकबाकी आहे किंवा मी "समितीला त्रास देतो" म्हणून संस्था मला अभिलेखांच्या प्रती नाकारू शकते का?

नाही. कलम 154B-8 अंतर्गत तपासणीच्या व प्रती मिळवण्याच्या हक्काला थकबाकी किंवा वर्तनाची कोणतीही अट नाही. प्रारूप 2026 उपविधींमधील थकबाकीची अट फक्त सेवांबाबतच्या तक्रारींना लागू आहे, अभिलेख पाहण्याला नाही. अधिनियमातील कागदपत्रांची यादी आणि इतरांची वैयक्तिक माहिती एवढ्याच मर्यादा आहेत.

कलम 154B-8(1) "प्रत्येक सभासदाला" नमूद अभिलेख विनामूल्य तपासण्याचा हक्क देते, आणि कलम 154B-8(2) शुल्क भरून प्रती मिळवण्याचा. या कलमात थकबाकी, वर्तन किंवा विनंत्यांच्या संख्येबाबत कोणतीही अट नाही. कसूर झाल्यास निबंधक समिती सदस्यांना जबाबदार धरून अपात्र ठरवू शकतात (कलम 154B-23; records_rti_privacy-002). दोन खऱ्या मर्यादा आहेत: यादी: हक्क अधिनियम, नियम व उपविधी, शेवटचा लेखापरीक्षित ताळेबंद व उत्पन्न-खर्च पत्रक, समिती सदस्यांची यादी, सभासद नोंदवही, सर्वसाधारण सभा व समिती सभांची इतिवृत्ते आणि सभासदाचे स्वतःचे खाते यांना लागू आहे. सभेचे ध्वनिचित्रमुद्रण यादीत नाही (Bhartiya, 2026); इतरांची माहिती: कायदा किंवा प्राधिकरणाने आवश्यक केल्याशिवाय कोणत्याही सभासदाची किंवा इतर व्यक्तीची आधार, पॅन, पारपत्र, बँक तपशील किंवा तशी माहिती उघड करू नये असे प्रारूप 2026 उपविधी सांगतात (प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप). संपूर्ण कागदपत्र नव्हे, तर ती माहिती झाकून द्या. प्रारूप उपविधी 184(c) मधील अट (निर्विवाद थकबाकी भरल्यावरच तक्रार स्वीकारणे) सेवा व व्यवस्थापनाबाबतच्या तक्रारींशी संबंधित आहे. ती अभिलेख पाहण्याचा वैधानिक हक्क कमी करत नाही. खूप मोठ्या किंवा वारंवार विनंत्यांना, प्रारूपानुसार सर्वसाधारण सभा ठरवू शकते त्या मासिक तपासणी दिवशी तपासणीची संधी देऊन उत्तर देता येते (प्रारूप उपविधी 37).

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(1)-(2), s.154B-23; dBL 37, 39 (note), 184(c)

न्यायालयीन निर्णय: Mahesh Madhukar Bhartiya v Divisional Joint Registrar, Co-op Societies (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-06-25)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

फक्त ताळेबंदच नव्हे, तर वैधानिक लेखापरीक्षण अहवाल आणि संस्थेचा दोषदुरुस्ती अहवाल यांची प्रत मला मिळू शकते का?

लेखापरीक्षण अहवाल वार्षिक सर्वसाधारण सभेपुढे ठेवला जातो, आणि दोषदुरुस्ती अहवाल निबंधकांकडे व सर्वसाधारण सभेकडे जातो, म्हणून सर्वसाधारण सभेची कागदपत्रे म्हणून ते पाहण्याचा सभासदांना हक्क आहे. लेखी मागणी करा आणि प्रतीचे शुल्क भरा. निबंधक कार्यालयाकडेही त्याची प्रत असते.

कलम 154B-8(1) मध्ये शेवटचा लेखापरीक्षित ताळेबंद व उत्पन्न-खर्च पत्रक आणि सर्वसाधारण सभांची इतिवृत्ते नमूद आहेत. आमच्याकडे उपलब्ध उताऱ्यांमध्ये लेखापरीक्षण अहवाल स्वतंत्रपणे नमूद नाही. तरीही तो सर्वसाधारण सभेचा कागद आहे. वार्षिक सभा लेखापरीक्षण अहवालाचा विचार करते आणि दोषदुरुस्ती अहवाल व केलेली कार्यवाही स्वीकारते (उपविधी 94(c)-(d); प्रारूप उपविधी 95(c)). वार्षिक सभेपूर्वी 14 दिवस लेखापरीक्षित पत्रके प्रदर्शित करणे प्रारूपात आवश्यक आहे (प्रारूप उपविधी 141(5)). लेखापरीक्षण अहवालापासून तीन महिन्यांत नमुना O मधील दोषदुरुस्ती अहवाल संस्थेने निबंधकांकडे पाठवला पाहिजे (कलम 82; उपविधी 152), आणि कलम 79(1A) अंतर्गत वार्षिक विवरणपत्रांत लेखापरीक्षित हिशेब असतात. प्रतींचे शुल्क उपविधी 170 मध्ये आहे: वार्षिक विवरणपत्रांसाठी प्रति पान Rs 10, कलम 32 अंतर्गत इतर कोणत्याही कागदपत्रासाठी प्रति पान Rs 5. संस्थेने नकार दिल्यास उपनिबंधकांकडे तक्रार करा. निबंधक कार्यालयाकडील प्रत, माहितीच्या अधिकाराखालीही, त्यातील अपवादांच्या अधीन राहून मागता येते (records_rti_privacy-003 पाहा).

कायदेशीर आधार: MCS Act ss.79(1A), 82, 154B-8(1); BL 94(c)-(d), 152, 170; dBL 95(c), 141(5)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

संस्थेच्या कार्यालयात तपासणीदरम्यान प्रतींचे शुल्क भरण्याऐवजी मी अभिलेखांचे फोटो किंवा स्कॅन घेऊ शकतो का?

अधिनियम किंवा उपविधी याबाबत काहीच सांगत नाहीत. हक्क विनामूल्य तपासणीचा आणि शुल्क भरून प्रती मिळवण्याचा आहे. अनेक संस्था तपासलेल्या पानांचे फोनवर फोटो घेऊ देतात; सर्वसाधारण सभा किंवा समितीचा नियम असल्यास वाद टळतात. इतरांच्या वैयक्तिक माहितीचे फोटो संस्था नाकारू शकते.

कलम 154B-8 विनामूल्य तपासणी आणि विहित शुल्क भरून प्रती याबद्दल बोलते. उपविधी 170 व प्रारूप उपविधी 39 प्रतींचे शुल्क ठरवतात. प्रारूपानुसार WhatsApp किंवा ईमेलने पाठवलेल्या प्रती विनामूल्य आहेत (प्रारूप उपविधी 39(b)(14)). ते स्वीकारणाऱ्या संस्थांमध्ये खर्चाचा बहुतेक वाद संपतो. कायदा फोटोबाबत गप्प असल्याने पद्धती वेगवेगळ्या आहेत. योग्य नियम: सभासदाला पाहण्याचा हक्क असलेल्या पानांचे फोटो घेण्यास परवानगी; इतर सभासदांचे आधार, पॅन, बँक तपशील किंवा तशी माहिती असलेल्या पानांचे फोटो नाहीत (प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप); सचिव किंवा अधिकृत व्यक्ती उपस्थित राहते, आणि तपासणीची नोंद तपासणी नोंदवहीत होते (प्रारूप उपविधी 37). संस्था प्रमाणित प्रतींचा आग्रह धरत असल्यास शुल्क भरा आणि 45 दिवसांच्या मुदतीत प्रती मागा (records_rti_privacy-301). तपासणीच नाकारणे हा निबंधकांचा विषय आहे (उपविधी 173(a)(viii); प्रारूप उपविधी 190(A)(vii)).

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8; BL 170, 173(a)(viii); dBL 37, 39

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

डिजिटल वैयक्तिक डेटा संरक्षण अधिनियम गृहनिर्माण संस्थेला लागू होतो का, आणि केव्हापासून?

होय. रहिवाशांचा वैयक्तिक डेटा का व कसा हाताळायचा हे ठरवणारी संस्था डिजिटल स्वरूपातील डेटासाठी "डेटा विश्वस्त" आहे, उदा. बिलिंग सॉफ्टवेअर, स्प्रेडशीट, गेट ॲप, ईमेल किंवा CCTV. मुख्य कर्तव्ये (सूचना, संमती, सुरक्षा, उल्लंघनाची माहिती, हक्क, डेटा पुसणे) 13 मे 2027 पासून लागू होतात. कधीच डिजिटल न केलेल्या कागदी नोंदवह्या अधिनियमाच्या कक्षेबाहेर आहेत.

DPDP अधिनियम 2023 डिजिटल स्वरूपात हाताळल्या जाणाऱ्या, किंवा कागदावर गोळा करून नंतर डिजिटल केलेल्या वैयक्तिक डेटाला लागू होतो. व्यक्तीने वैयक्तिक किंवा घरगुती कारणासाठी केलेल्या हाताळणीला, किंवा व्यक्तीने स्वतः सार्वजनिक केलेल्या डेटाला तो लागू होत नाही. सहकार अधिनियमाच्या कलम 36 नुसार निगम निकाय असलेली संस्था घरगुती वापरकर्ता नाही. मंडळ व आराखड्याचे नियम 13 नोव्हेंबर 2025 पासून अंमलात आले. संमती व्यवस्थापकांचे नियम 13 नोव्हेंबर 2026 पासून. नियम 3 आणि 5 ते 16 (सूचना, सुरक्षा, उल्लंघन, जतन कालावधी, संपर्क व्यक्ती, बालके, हक्क) 13 मे 2027 पासून सुरू होतात (DPDP नियम 2025 नियम 1(2)-(4)). संस्थेकडे सहसा असलेला डेटा: सभासद व भाडेकरूंची नावे, संपर्क तपशील, सदनिका व खात्याचा तपशील, KYC प्रती; कर्मचारी व घरकामगारांच्या नोंदी; अभ्यागत नोंदी; वाहन क्रमांक; CCTV प्रतिमा. मे 2027 पूर्वीचा काळ वापरा: कोणता डेटा, कुठे व का आहे याची यादी करा; गरज नसलेला डेटा काढून टाका; सूचना तयार करा (records_rti_privacy-307); संपर्क व्यक्ती नेमा (records_rti_privacy-308); विक्रेत्यांचे करार तपासा (records_rti_privacy-314); उल्लंघन आराखडा लिहा (records_rti_privacy-313).

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.3; DPDP Rules 2025 r.1(2)-(4); MCS Act s.36

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

DPDP अधिनियमानुसार सभासद नोंदवही ठेवणे, बिले पाठवणे किंवा निबंधकांना माहिती देणे यासाठी प्रत्येक सभासदाची संमती लागते का?

नेहमीच नाही. संमती हा एक आधार आहे; "काही वैध वापर" हा दुसरा. त्यात व्यक्तीने विशिष्ट उद्देशासाठी स्वेच्छेने दिलेला डेटा, कायद्याने शासनाला द्यावी लागणारी माहिती, न्यायालयीन आदेशाचे पालन आणि वैद्यकीय आणीबाणी यांचा समावेश आहे. वैधानिक नोंदवह्या ठेवणे व सभासदांना बिले देणे यात बसते. निर्देशिका किंवा विपणन असे अतिरिक्त वापर यासाठी संमती लागते.

DPDP अधिनियम कायदेशीर उद्देशासाठी संमतीने किंवा काही वैध वापरांसाठी डेटा हाताळण्यास परवानगी देतो (कलमे 4, 6, 7). संमती मुक्त, विशिष्ट, माहितीपूर्ण, बिनशर्त व निःसंदिग्ध असावी, आणि ती दिली तितक्याच सहजतेने मागे घेता यावी. संस्थेशी संबंधित वैध वापर: व्यक्तीने विशिष्ट उद्देशासाठी स्वेच्छेने दिलेला व वापरास आक्षेप न घेतलेला डेटा, उदा. सभासदत्व अर्जातील तपशील सभासद करून घेण्यासाठी व बिलिंगसाठी; शासनाला किंवा त्याच्या यंत्रणांना माहिती देण्याचे कायदेशीर बंधन, उदा. निबंधकांना विवरणपत्रे व याद्या; निकाल किंवा आदेशाचे पालन; वैद्यकीय आणीबाणी व आपत्ती प्रतिसाद; कर्मचाऱ्यांसाठी रोजगाराचे उद्देश. सहकार अधिनियमानुसार वैधानिक नोंदवह्या (नमुना I, नमुना J, नामनिर्देशन) ठेवाव्याच लागतात; कायद्याने आवश्यक असलेले जतन डेटा पुसण्याच्या बंधनावर मात करते. याउलट, रहिवासी निर्देशिका, विक्रेत्यांना फोन नंबर देणे, विपणन भागीदारी किंवा समाजमाध्यमांवर फोटो टाकणे हे सभासदाच्या मूळ उद्देशाबाहेर आहे. त्यासाठी विशिष्ट संमती लागते (records_rti_privacy-311). प्रत्येक प्रकारच्या डेटासाठीचा आधार साध्या नोंदवहीत लिहा. डेटा संरक्षण मंडळाच्या पहिल्या प्रश्नाचे ते उत्तर असते.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.4, 6, 7, 8(7); MCS Act ss.38, 39; Rules 32, 33

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

DPDP नियमांनुसार सभासद व रहिवाशांना दिल्या जाणाऱ्या संस्थेच्या गोपनीयता सूचनेत काय असावे?

स्पष्ट व सोप्या भाषेतील स्वतंत्र सूचना, जी गोळा केलेला वैयक्तिक डेटा बाबनिहाय नमूद करते, प्रत्येकाचा वापर कशासाठी होतो ते सांगते, आणि संमती मागे घेणे, हक्क वापरणे व डेटा संरक्षण मंडळाकडे तक्रार करणे कसे करावे हे त्यासाठीच्या लिंक किंवा इतर मार्गासह स्पष्ट करते. ती इंग्रजी व मराठीत द्या.

DPDP नियम 2025 चा नियम 3 (13 मे 2027 पासून) सूचनेबाबत हे आवश्यक करतो: इतर माहितीपासून स्वतंत्रपणे समजेल अशी असावी; स्पष्ट व सोप्या भाषेत वैयक्तिक डेटाचे बाबनिहाय वर्णन आणि विशिष्ट उद्देश, तसेच त्यातून मिळणाऱ्या सेवा किंवा वापराचे वर्णन द्यावे; व्यक्तीला संमती मागे घेता येईल (दिली तितक्याच सहजतेने), हक्क वापरता येतील आणि मंडळाकडे तक्रार करता येईल अशी विश्वस्ताच्या संकेतस्थळाची किंवा ॲपची लिंक आणि इतर मार्ग द्यावेत. व्यक्ती सूचना इंग्रजीत किंवा आठव्या अनुसूचीतील भाषेत वाचणे निवडू शकते असे अधिनियम सांगतो, आणि मराठी त्यापैकी एक आहे. द्विभाषिक सूचना हा प्लॅटफॉर्मचा स्वतःचा नियम आहे. संस्थेच्या सूचनेत सहसा हे असते: सभासदत्व व खात्याचा डेटा; भाडेकरू व रहिवाशांचा डेटा; गेटवरील अभ्यागत व वाहन नोंदी; CCTV; कर्मचारी व घरकामगारांच्या नोंदी; निर्देशिका किंवा गट असल्यास तो. प्रत्येकासाठी उद्देश, तो कोणाला दिला जातो (निबंधक, लेखापरीक्षक, बँक, सॉफ्टवेअर विक्रेता, कायदेशीर विनंतीवर पोलीस), किती काळ ठेवला जातो (प्रारूप उपविधी 138 मधील सूची; नोंदींसाठी नियम 8(3) नुसार किमान एक वर्ष), आणि संपर्क व्यक्ती (records_rti_privacy-308) नमूद करा. ती सूचना फलकावर, गेटवर आणि संस्थेच्या ॲप किंवा संकेतस्थळावर लावा, आणि सभासदत्व व भाडेकरू अर्जांसोबत द्या.

कायदेशीर आधार: DPDP Rules 2025 r.3, r.8(3); DPDP Act 2023 s.5; dBL 138

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

आमच्या संस्थेने डेटा संरक्षण अधिकारी नेमला पाहिजे का, आणि रहिवाशांच्या गोपनीयता तक्रारी कोण हाताळतो?

गृहनिर्माण संस्था "महत्त्वपूर्ण डेटा विश्वस्त" नाही, म्हणून औपचारिक डेटा संरक्षण अधिकारी आवश्यक नाही. तरीही तिच्या डेटा हाताळणीबाबत प्रश्नांची उत्तरे देऊ शकणाऱ्या व्यक्तीचा संपर्क तपशील तिने प्रसिद्ध केला पाहिजे, हक्कांच्या प्रत्येक विनंतीच्या उत्तरात तो नमूद केला पाहिजे, आणि नव्वद दिवसांत उत्तर देणारी तक्रार निवारण व्यवस्था चालवली पाहिजे.

केंद्र शासनाने अधिसूचित केलेल्या "महत्त्वपूर्ण डेटा विश्वस्तालाच" डेटा संरक्षण अधिकारी नेमणे, प्रभाव मूल्यांकन व लेखापरीक्षण करणे आवश्यक आहे (DPDP अधिनियम कलम 10; नियम 13). गृहनिर्माण संस्था त्या वर्गात नाहीत. प्रत्येक विश्वस्ताने 13 मे 2027 पासून: डेटा हाताळणीबाबत प्रश्नांची उत्तरे देऊ शकणाऱ्या व्यक्तीचा व्यावसायिक संपर्क तपशील संकेतस्थळावर किंवा ॲपवर ठळकपणे प्रसिद्ध करावा, आणि हक्कांच्या प्रत्येक विनंतीच्या उत्तरात नमूद करावा (नियम 9; अधिनियम कलम 8(9)); प्रभावी तक्रार निवारण यंत्रणा उभारावी (अधिनियम कलम 8(10)) आणि उत्तर देण्याचा कालावधी, नव्वद दिवसांपेक्षा जास्त नाही, प्रसिद्ध करावा (नियम 14(3)); हक्कांसाठी विनंती कशी करावी आणि कोणते ओळख तपशील लागतात ते प्रसिद्ध करावे (नियम 14(1)). संस्थेत स्वाभाविक संपर्क व्यक्ती म्हणजे सचिव, किंवा समितीच्या ठरावाने नेमलेला समिती सदस्य, जो संस्थेच्या अधिकृत ईमेलवर उपलब्ध असेल. गोपनीयतेबाबतच्या विनंत्या प्रारूप उपविधींनी आणलेल्या तक्रार नोंदवहीत नोंदवा (प्रारूप उपविधी 185) आणि लेखी उत्तर द्या. डेटा संरक्षण मंडळाकडे तक्रार करण्यापूर्वी व्यक्तीने संस्थेची तक्रार निवारण व्यवस्था वापरली पाहिजे (अधिनियम कलम 13(3)); records_rti_privacy-316 पाहा.

कायदेशीर आधार: DPDP Rules 2025 r.9, r.13, r.14(1), (3); DPDP Act 2023 ss.8(9), 8(10), 10, 13(3); dBL 185

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

एक सभासद संस्थेला विचारतो, "माझा कोणता वैयक्तिक डेटा तुमच्याकडे आहे आणि तो कोणाला दिला?" आम्ही उत्तर दिलेच पाहिजे का?

13 मे 2027 पासून होय, संमतीने किंवा स्वेच्छेने दिलेल्या डेटासाठी. सभासद डेटा व त्याच्या हाताळणीचा सारांश, आणि तो ज्या विश्वस्तांना व प्रक्रियाकर्त्यांना दिला त्यांची ओळख मागू शकतो. संस्थेने प्रसिद्ध केलेल्या, नव्वद दिवसांपेक्षा जास्त नसलेल्या, कालावधीत उत्तर द्या. वेगळेपणे, कलम 154B-8 अंतर्गत स्वतःचे खाते पाहण्याचा हक्क सभासदाला आधीपासूनच आहे.

DPDP अधिनियम डेटा प्रधानाला हाताळल्या जाणाऱ्या वैयक्तिक डेटाचा व हाताळणीचा सारांश, तो ज्या इतर डेटा विश्वस्तांना व प्रक्रियाकर्त्यांना दिला त्यांची ओळख, दिलेल्या डेटाच्या वर्णनासह, आणि इतर विहित माहिती मिळवण्याचा हक्क देतो (कलम 11). विनंती संस्थेने प्रसिद्ध केलेल्या मार्गाने केली जाते (नियम 14(1)-(2)), आणि तिचे उत्तर तिने प्रसिद्ध केलेल्या, नव्वद दिवसांपेक्षा जास्त नसलेल्या, कालावधीत दिले जाते (नियम 14(3)). प्रत्येक उत्तरात संपर्क व्यक्तीचा तपशील असावा (नियम 9). व्यवहारात उत्तर कसे द्यावे: ओळख पडताळा (सदनिका क्रमांक, नोंदणीकृत मोबाइल किंवा ईमेल); असलेल्या डेटाचे प्रकार नमूद करा: सभासद नोंदवहीतील नोंदी, खाते, KYC प्रती, वाहन क्रमांक, गेट नोंदी, लागू असल्यास CCTV; प्राप्तकर्ते नमूद करा: निबंधक, लेखापरीक्षक, बँक, बिलिंग किंवा गेट सॉफ्टवेअर विक्रेता, लेखी विनंतीवर पोलीस; सभासदाचे स्वतःचे खाते कलम 154B-8 ची प्रत म्हणून द्या. उत्तरात इतरांचा डेटा देऊ नका. दुसऱ्या व्यक्तीबद्दलची विनंती ही प्रवेशाची विनंती नाही (records_rti_privacy-004 पाहा).

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.11; DPDP Rules 2025 r.9, r.14(1)-(3); MCS Act s.154B-8(1)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

माजी सभासद (किंवा सोडून गेलेला भाडेकरू) संस्थेला त्याचा सर्व डेटा पुसून टाकायला सांगतो. आम्ही तसे केलेच पाहिजे का?

अंशतः. उद्देश संपलेल्या कारणासाठीच ठेवलेला डेटा, उदा. भाडेकरूचा गेट पास, निर्देशिकेतील नोंद किंवा जुन्या KYC प्रती, किमान जतन कालावधी संपल्यावर पुसला पाहिजे. कायद्याने आवश्यक नोंदी, उदा. सभासद नोंदवही, भाग नोंदवही, इतिवृत्ते व हिशेबाची पुस्तके, त्यांच्या वैधानिक कालावधीपर्यंत राहतात. काय पुसले, काय ठेवले आणि का, हे त्या व्यक्तीला कळवा.

DPDP अधिनियम व्यक्तीला दुरुस्ती, पूर्तता, अद्ययावतीकरण व डेटा पुसण्याची मागणी करू देतो (कलम 12). संमती मागे घेतल्यावर किंवा उद्देश संपल्यावर विश्वस्ताने डेटा पुसला पाहिजे, मात्र कोणत्याही कायद्याचे पालन करण्यासाठी जतन आवश्यक असल्यास नाही (कलम 8(7)). नियम एक किमान मर्यादा जोडतात. वैयक्तिक डेटा व हाताळणीच्या नोंदी हाताळणीपासून किमान एक वर्ष ठेवल्या जातात, आणि नंतर इतर कायद्याने जास्त काळ आवश्यक नसल्यास पुसल्या जातात (नियम 8(3); सुरक्षा नोंदींसाठी नियम 6(1)(e) सुद्धा). संस्थेने काय ठेवलेच पाहिजे: नमुना I मधील नोंदी, सभासदत्व संपल्याच्या तारखेसह, आणि भाग नोंदवही (कलम 38; प्रारूप उपविधी 138(c) नुसार कायमस्वरूपी); इतिवृत्ते, लेखापरीक्षित हिशेब, वसुली आदेश (कायमस्वरूपी); प्रमाणके व खातेवह्या (दहा वर्षे, प्रारूप उपविधी 138(d)); भाडेकरू व रहिवाशांच्या नोंदी, तक्रारी, सुरक्षा नोंदी (पाच वर्षे, प्रारूप उपविधी 138(e)). कालावधीनंतर सहसा काय काढता येते: निर्देशिका व गटांमधील फोन नंबर, वाहन स्टिकर, गेट मंजुरी, फिरत्या कालमर्यादेपलीकडील CCTV क्लिप, आणि कोणत्याही नोंदीसाठी आवश्यक नसलेल्या जादा KYC प्रती. प्रसिद्ध केलेल्या कालावधीत (जास्तीत जास्त नव्वद दिवस, नियम 14(3)) लेखी उत्तर द्या, आणि काय पुसले व कोणत्या नियमाखाली काय ठेवले ते नमूद करा.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.8(7), 12; DPDP Rules 2025 r.6(1)(e), r.8(3), r.14(3); MCS Act s.38; dBL 138(c)-(e)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

नावे, सदनिका क्रमांक आणि फोन नंबर असलेली रहिवासी निर्देशिका छापायची आहे. कोणती संमती लागते?

निर्देशिकेसाठी प्रत्येक व्यक्तीची विशिष्ट, स्वतःहून दिलेली (opt-in) संमती घ्या, ज्यात कोणते तपशील येतील आणि ती कोणाला मिळेल हे नेमके सांगितलेले असेल. यासाठी सभासदत्व फाइलमधून फोन नंबर घेऊ नका. लोकांना संमती मागे घेऊ द्या आणि पुढील आवृत्तीत त्यांचे नाव काढा. वैधानिक सभासद यादीतील नावे हा वेगळा विषय आहे.

नमुना J मधील सभासद यादी ही तपासणीसाठी खुली वैधानिक नोंद आहे (कलम 39; नियम 33). तीत नावे असतात, फोन नंबर किंवा ईमेल नाहीत. संपर्क तपशील असलेली निर्देशिका हा नवा उद्देश आहे, ज्या उद्देशासाठी सभासदांनी संस्थेला तपशील दिले त्यापलीकडचा. त्यासाठी स्पष्ट सकारात्मक कृतीने दिलेली मुक्त, विशिष्ट, माहितीपूर्ण व निःसंदिग्ध संमती लागते. सभासदत्वाची किंवा सेवेची अट म्हणून संमती जोडता येत नाही (DPDP अधिनियम कलम 6). व्यक्ती कधीही संमती मागे घेऊ शकते, आणि मग संस्था वाजवी वेळेत डेटा वापरणे थांबवते. साधा संमती अर्ज: प्रत्येक तपशीलासाठी (नाव, सदनिका, मोबाइल, ईमेल, कुटुंबीयांची नावे) खूण करण्याची चौकट, उद्देश ("फक्त या संस्थेतील रहिवाशांना वितरित"), स्वरूप (छापील, PDF, ॲप) आणि संमती कशी मागे घ्यावी. स्वाक्षरी केलेले अर्ज जपून ठेवा. पालकांच्या पडताळण्यायोग्य संमतीशिवाय मुलांचा तपशील घेऊ नका (नियम 10), आणि आधार, पॅन किंवा बँक तपशील कधीच घेऊ नका (प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप). प्रत्येक प्रतीवर "फक्त रहिवाशांसाठी; इतरांना देऊ नये" असे लिहा. 13 मे 2027 पासून ही कायदेशीर कर्तव्ये आहेत; त्यापूर्वी ती चांगली पद्धत आहे.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.6, 9; DPDP Rules 2025 r.3, r.10; MCS Act s.39; Rule 33; dBL 39 (note)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

समिती प्रत्येक सभासदाला संस्थेच्या WhatsApp गटात घेऊ शकते का, आणि तिथे थकबाकीदारांची नावे किंवा सदनिकानिहाय थकबाकी टाकू शकते का?

गटात घेतल्याने सभासदाचा मोबाइल नंबर गटातील सर्वांना दिसतो, म्हणून आधी विचारा आणि बाहेर पडण्याची मुभा द्या. वैयक्तिक सभासदांची थकबाकी, KYC किंवा तक्रारी गटावर टाकू नका. कायदेशीर मार्ग वापरा: सभासदाला नोटीस, वार्षिक सभेत वैधानिक यादी, आणि कलम 154B-29 अंतर्गत वसुली. 2014 च्या उपविधींनुसार चॅट गट हा औपचारिक नोटिशीचा वैध मार्गही नाही.

सभासदाने आपला मोबाइल नंबर संस्थेच्या संपर्कासाठी दिला. प्रत्येक सहभागीला दिसेल अशा गटात तो टाकणे म्हणजे इतरांना तो उघड करणे. 13 मे 2027 पासून याला संमतीचा, किंवा किमान स्पष्ट सूचना व सोप्या बाहेर पडण्याच्या पर्यायाचा, आधार असावा (DPDP अधिनियम कलमे 5-7). नंबर लपवणाऱ्या कम्युनिटी किंवा ब्रॉडकास्ट याद्या हा प्रश्न कमी करतात. थकबाकी ही कलम 154B-8(1) नुसार सभासदाच्या स्वतःच्या व्यवहाराची नोंद आहे. इतर सभासदांना ती पाहण्याचा हक्क नाही (records_rti_privacy-004). सभासदाला लाजवण्यासाठी नावे व रकमा प्रसिद्ध केल्यास संस्था व पोस्ट टाकणारी व्यक्ती गोपनीयतेच्या तक्रारीला, आणि आकडे चुकीचे असल्यास बदनामीच्या दाव्याला सामोरी जाऊ शकते. कायदेशीर मार्ग: सभासदाला मागणी नोटीस व स्मरणपत्रे; अधिनियम किंवा उपविधी आवश्यक करतात तेथे सर्वसाधारण सभेला थकबाकीदारांची माहिती, उदा. वार्षिक अहवालात किंवा समिती सदस्यांच्या अपात्रतेसाठी; कलम 154B-29 अंतर्गत वसुली प्रमाणपत्र. औपचारिक नोटिसा उपविधी 161 किंवा प्रारूप उपविधी 69 मधील मार्गांनी (हस्ते, टपाल, ईमेल, मान्य डिजिटल व्यासपीठ) आणि सूचना फलकावर गेल्या पाहिजेत. WhatsApp संदेश फक्त स्मरण असतो (ops-003 पाहा).

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.5-7; MCS Act s.154B-8(1), s.154B-29; BL 161; dBL 69

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

आमच्या संस्थेची सभासदांची स्प्रेडशीट उघड झाली (हरवलेला फोन, हॅक झालेले ईमेल, चुकीचे WhatsApp फॉरवर्ड). आम्ही काय केले पाहिजे?

लगेच ते थांबवा, मग प्रत्येक बाधित व्यक्तीला विलंब न करता कळवा आणि डेटा संरक्षण मंडळाला विलंब न करता कळवा, त्यानंतर 72 तासांत सविस्तर अहवाल द्या. सॉफ्टवेअर विक्रेता गुंतलेला असल्यास त्याने आपल्याला लगेच कळवले पाहिजे, आणि 6 तासांत CERT-In ला अहवाल देणेही लागू होऊ शकते. केलेल्या प्रत्येक गोष्टीची नोंद ठेवा.

DPDP नियम 2025 नियम 7 (13 मे 2027 पासून): प्रत्येक बाधित व्यक्तीला, विलंब न करता, तिच्या नोंदणीकृत संपर्कावर: काय घडले (स्वरूप, व्याप्ती, वेळ), तिच्यावरील संभाव्य परिणाम, संस्था काय करत आहे, स्वतःच्या संरक्षणासाठी ती काय करू शकते, आणि संपर्क व्यक्ती (नियम 7(1)); मंडळाला, विलंब न करता, स्वरूप, व्याप्ती, वेळ, ठिकाण व संभाव्य परिणामासह वर्णन (नियम 7(2)(a)); माहिती मिळाल्यापासून 72 तासांत (किंवा लेखी विनंतीवर मंडळाने परवानगी दिल्यास जास्त) मंडळाला सविस्तर अहवाल: अद्ययावत तथ्ये, कारणे, उपाययोजना, कोणी घडवले याबाबतचे निष्कर्ष, पुनरावृत्ती टाळण्याची पावले, आणि बाधित व्यक्तींना दिलेल्या सूचना (नियम 7(2)(b)). 28 एप्रिल 2022 च्या CERT-In निर्देशांनुसार सेवा पुरवठादार, मध्यस्थ, डेटा केंद्रे व निगम निकायांनी डेटा उल्लंघन व गळतीसह नमूद सायबर घटना लक्षात आल्यापासून 6 तासांत कळवल्या पाहिजेत. संस्थेचा सॉफ्टवेअर विक्रेता स्पष्टपणे यात येतो. स्वतः निगम निकाय असलेल्या गृहनिर्माण संस्थेनेही कळवले पाहिजे का याबाबत वकिलाचे मत घ्यावे; कळवल्याने नुकसान नाही. तात्काळ पावले: पासवर्ड बदला व प्रवेश रद्द करा; प्राप्तकर्त्यांना डेटा पुसायला सांगा; पोस्ट काढा; पुरावा जतन करा; चोरी किंवा हॅकिंग असल्यास सायबर गुन्ह्याची तक्रार करा; माहिती मिळाल्याची वेळ नोंदवा, कारण मुदती तेथून सुरू होतात. उल्लंघन न कळवल्यास DPDP अधिनियमाच्या अनुसूचीनुसार Rs 200 कोटींपर्यंत दंड होऊ शकतो.

कायदेशीर आधार: DPDP Rules 2025 r.7(1)-(2); DPDP Act 2023 s.8(6), Schedule; CERT-In Directions u/s 70B(6) IT Act, 28 Apr 2022, direction (ii)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

बिलिंग, गेट व्यवस्थापन किंवा हिशेबासाठी आम्ही बाहेरचे ॲप वापरतो. सभासदांच्या डेटाबाबत विक्रेत्याशी करारात काय असावे?

विक्रेता संस्थेच्या वतीने हाताळतो त्या डेटाची जबाबदारी संस्थेचीच राहते. लेखी करार करा: विक्रेत्याला संस्थेच्या सूचना व उद्देशांपुरते मर्यादित ठेवणारा, वाजवी सुरक्षा उपाय आवश्यक करणारा, उल्लंघनाची तात्काळ सूचना, एक वर्ष नोंदींचे जतन, शेवटी डेटा पुसणे किंवा परत करणे, आणि रहिवाशांचा डेटा विक्रेत्याच्या स्वतःच्या विपणनासाठी न वापरणे.

DPDP अधिनियमानुसार डेटा प्रक्रियाकर्त्याने संस्थेच्या वतीने केलेल्या हाताळणीची जबाबदारी संस्थेची (विश्वस्ताची) असते, आणि ती प्रक्रियाकर्ता फक्त वैध कराराखालीच नेमू शकते (कलम 8(1)-(2)). नियम 6(1) नुसार सुरक्षा उपायांमध्ये वाजवी सुरक्षेसाठी प्रक्रियाकर्त्याशी करारात योग्य तरतूद असणे समाविष्ट आहे (नियम 6(1)(f)). सुरक्षा उपायांत एन्क्रिप्शन किंवा मास्किंग, प्रवेश नियंत्रण, नोंदी व देखरेख, बॅकअप, आणि तपासासाठी एक वर्ष नोंदी व डेटा जतन करणे यांचा समावेश आहे (नियम 6(1)(a)-(e)). आग्रह धरावा अशा तरतुदी: उद्देश व सूचनांची मर्यादा; विक्री किंवा विपणनासाठी वापर नाही; नियम 6 शी सुसंगत सुरक्षा उपाय, आणि त्याचा पुरावा मागण्याचा हक्क; कोणत्याही उल्लंघनाची संस्थेला तात्काळ सूचना, जेणेकरून संस्था नियम 7 च्या मुदती पाळू शकेल; CERT-In ला 6 तासांत अहवाल देणे हे विक्रेत्याचे स्वतःचे कर्तव्य आहे; डेटाचे ठिकाण व उप-प्रक्रियाकर्त्यांची नावे; नोंदींचे एक वर्ष जतन (नियम 8(3)), नंतर पुसणे; शेवटी सर्व डेटा वापरण्यायोग्य स्वरूपात परत करणे, पुसल्याच्या प्रमाणपत्रासह; रहिवाशांच्या हक्कांच्या विनंत्यांसाठी संस्थेच्या 90 दिवसांच्या मुदतीत मदत. समितीच्या ठरावाने करार मंजूर करा आणि करारांच्या फाइलमध्ये ठेवा (उपविधी 141).

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.8(1)-(2), (5); DPDP Rules 2025 r.6(1)(a)-(g), r.8(3); CERT-In Directions, 28 Apr 2022; BL 141

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

DPDP अधिनियमाखाली गृहनिर्माण संस्थेला कोणते दंड होऊ शकतात, आणि रहिवाशालाही दंड होऊ शकतो का?

अधिनियमाच्या अनुसूचीत वाजवी सुरक्षा उपाय न केल्यास Rs 250 कोटींपर्यंत, उल्लंघन न कळवल्यास Rs 200 कोटींपर्यंत, आणि इतर भंगांसाठी Rs 50 कोटींपर्यंत कमाल दंड आहे. ह्या कमाल मर्यादा आहेत, आणि मंडळाने स्वरूप, गांभीर्य व परिस्थिती विचारात घ्यावी लागते. खोटी किंवा निरर्थक तक्रार करणाऱ्या रहिवाशाला Rs 10,000 पर्यंत दंड होऊ शकतो.

दंड न्यायालय नव्हे, तर डेटा संरक्षण मंडळ चौकशीनंतर लावते. भंगाचे स्वरूप, गांभीर्य व कालावधी, डेटाचा प्रकार, पुनरावृत्ती, कोणताही लाभ किंवा नुकसान, उपाययोजना, आणि दंड प्रमाणशीर व परिणामकारक आहे का हे मंडळाने विचारात घ्यावे असे अधिनियम सांगतो (कलम 33). मंडळ स्वेच्छा हमीपत्र स्वीकारू शकते (कलम 32) आणि पक्षकारांना मध्यस्थीकडे पाठवू शकते (कलम 31). लहान ना-नफा संस्थेसाठी खरा धोका कमाल आकड्यांपेक्षा निर्देश, खर्च आणि विश्वास गमावणे यात आहे. पण सभासदांच्या KYC कागदपत्रांची निष्काळजी गळती हेच सर्वोच्च श्रेणी ज्याला लक्ष्य करते ते सुरक्षा अपयश आहे. डेटा प्रधानाचीही कर्तव्ये आहेत: तोतयेगिरी न करणे, महत्त्वाची माहिती न दडपणे, आणि खोटी किंवा निरर्थक तक्रार न करणे (कलम 15). त्याच्या भंगासाठी Rs 10,000 पर्यंत दंड आहे (अनुसूची). वैयक्तिक समिती सदस्यांना दंडाचे लक्ष्य म्हणून नमूद केलेले नाही. विश्वस्त संस्था आहे. मात्र डेटा उघड करणाऱ्या समिती सदस्यावर संस्थेची कारवाई, आणि लागू असल्यास फौजदारी कायदा, येऊ शकतो.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.15, 31, 32, 33, Schedule

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

संस्थेने माझा वैयक्तिक डेटा चुकीच्या पद्धतीने हाताळला आणि माझ्या तक्रारीकडे दुर्लक्ष केले. डेटा संरक्षण मंडळाकडे तक्रार कशी करावी?

आधी संस्थेची स्वतःची तक्रार निवारण व्यवस्था वापरा आणि तिचे उत्तर, किंवा प्रसिद्ध केलेला कालावधी (जास्तीत जास्त 90 दिवस) उत्तराशिवाय संपल्याचा पुरावा जपून ठेवा. मग डिजिटल कार्यालय म्हणून काम करणाऱ्या डेटा संरक्षण मंडळाकडे तक्रार करा. मंडळाच्या आदेशाविरुद्ध अपील अपिलीय न्यायाधिकरणाकडे (TDSAT) जाते.

पायऱ्यांचा क्रम: संस्थेच्या संपर्क व्यक्तीला (records_rti_privacy-308) लिहा: कोणता डेटा, काय चुकले, आणि आपल्याला काय हवे: प्रवेश, दुरुस्ती, पुसणे, एखादा वापर थांबवणे; संस्थेने तिच्या प्रसिद्ध कालावधीत, नव्वद दिवसांपेक्षा जास्त नाही, उत्तर दिले पाहिजे (नियम 14(3)); मंडळाकडे जाण्यापूर्वी डेटा प्रधानाने विश्वस्ताची तक्रार निवारण व्यवस्था वापरली पाहिजे (अधिनियम कलम 13(3)); मंडळाकडे तक्रार करा. ते डिजिटल कार्यालय म्हणून काम करते आणि प्रत्यक्ष उपस्थितीशिवाय कार्यवाही चालवते (नियम 20). ते मध्यस्थीचा निर्देश देऊ शकते (कलम 31) किंवा संस्थेकडून हमीपत्र स्वीकारू शकते (कलम 32); मंडळाच्या आदेशाविरुद्ध अपील अपिलीय न्यायाधिकरणाकडे, TDSAT अपिलांना लागू असलेल्या शुल्कासह डिजिटल स्वरूपात (नियम 22), साठ दिवसांत (कलम 29) दाखल होते. खोट्या किंवा निरर्थक तक्रारी करू नका; त्यासाठीच दंड आहे (कलम 15). मुख्य कर्तव्ये 13 मे 2027 पासून लागू होतात. त्यापूर्वी सहकार अधिनियमाचे मार्ग वापरा: अभिलेखांबाबतच्या तक्रारी कलम 154B-8 अंतर्गत निबंधकांकडे, आणि समितीकडून गैरवापर तक्रार कार्यपद्धतीने (उपविधी 171-173).

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.13(3), 15, 29, 31, 32; DPDP Rules 2025 r.14(3), r.20, r.22; BL 171-173

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

संस्थेच्या पार्किंगमध्ये माझ्या स्कूटरचे नुकसान झाले. मला संस्थेकडून CCTV फुटेज मिळेल का?

सहकार कायद्यानुसार फुटेजची प्रत घेण्याचा वैधानिक हक्क नाही, पण संस्थेने संबंधित क्लिप लगेच जतन करून पदाधिकाऱ्याच्या उपस्थितीत ती पाहू द्यावी. आपण तक्रार दाखल केल्यावर पोलिसांच्या लेखी विनंतीवर त्याची प्रत द्यावी. संस्थेचे CCTV धोरण पाळा.

कलम 154B-8(1) सभासदांसाठी खुले करते त्या अभिलेखांत फुटेज नाही, आणि सर्वसाधारण सभेचे ध्वनिचित्रमुद्रणही त्या यादीबाहेर आहे असे उच्च न्यायालयाने ठरवले आहे (Bhartiya, 2026; records_rti_privacy-005). फुटेजमध्ये इतर लोकही दिसतात, म्हणून एका रहिवाशाला प्रती देणे 13 मे 2027 पासून DPDP अधिनियमानुसार गोपनीयतेचे प्रश्न निर्माण करते. योग्य कार्यपद्धती: सभासदाने जतन कालावधीत तारीख, वेळ व ठिकाण देऊन लेखी विनंती करावी; सचिव किंवा अधिकृत व्यक्तीने क्लिप जतन करावी (सुरक्षित ड्राइव्हवर काढून) आणि नोंदवहीत नोंद करावी; सभासदाला पदाधिकाऱ्याच्या उपस्थितीत कार्यालयात क्लिप पाहू द्यावी; पोलीस किंवा विमा कंपनीच्या लेखी विनंतीवर प्रत द्यावी (records_rti_privacy-318 पाहा); प्रकरण संपल्यावर जतन केलेली क्लिप पुसावी. क्लिपमध्ये सभासद स्वतःच असल्यास 13 मे 2027 पासून तो स्वतःच्या डेटाचा सारांश मागू शकतो (कलम 11), पण तो इतरांच्या प्रतिमांवरील हक्क नाही. प्रारूप 2026 उपविधी समितीला उल्लंघनांच्या नोंदीसाठी CCTV फुटेज वापरू देतात (प्रारूप उपविधी 176(a)). त्यामुळे पाहणे व प्रती देण्याबाबत लेखी धोरण आणखी महत्त्वाचे ठरते.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(1); DPDP Act 2023 s.11; dBL 176(a)

न्यायालयीन निर्णय: Mahesh Madhukar Bhartiya v Divisional Joint Registrar, Co-op Societies (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-06-25)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

पोलिसांनी CCTV फुटेज, अभ्यागत नोंदी किंवा एखाद्या सभासदाचा तपशील मागितला आहे. संस्थेने तो दिलाच पाहिजे का?

होय, विनंती कायदेशीर असल्यास: गुन्ह्याचा तपास करणाऱ्या अधिकाऱ्याची लेखी मागणी किंवा समन्स, किंवा न्यायालयाचा आदेश. ती लेखी मागा, जेवढे मागितले तेवढेच द्या, काय व कोणाला दिले याची नोंद ठेवा आणि प्रत जपून ठेवा. गुन्हे रोखण्यासाठी किंवा तपासासाठी माहिती देण्यास DPDP अधिनियम अडथळा आणत नाही.

फौजदारी प्रक्रिया कायद्यानुसार (1 जुलै 2024 पासून भारतीय नागरिक सुरक्षा संहिता 2023) न्यायालय किंवा पोलीस ठाण्याचा प्रभारी अधिकारी तपास किंवा खटल्यासाठी आवश्यक कागदपत्र किंवा वस्तू सादर करण्यास बोलावू शकतो. गुन्हे रोखणे, शोधणे, तपासणे किंवा त्यांचा खटला चालवणे यांच्या हितासाठी केलेल्या हाताळणीला DPDP अधिनियम बहुतेक कर्तव्यांतून सूट देतो (कलम 17(1)(c)). निकाल किंवा आदेशाचे पालन हा वैध वापर मानला आहे (कलम 7). चांगली पद्धत: प्रकरण किंवा FIR क्रमांक, अधिकाऱ्याचे नाव व दर्जा, आणि नेमक्या बाबी (कॅमेरा, तारीख, वेळ) असलेली लेटरहेडवरील लेखी मागणी मागा; पोलिसांनी जप्ती पंचनाम्याखाली उपकरण जप्त केल्याशिवाय संस्थेची एकमेव मूळ प्रत न देता प्रती द्या; मागणीपत्र जोडून हस्तांतरणाची नोंदवहीत नोंद करा; "पोलिसांनी मागितले" अशा तोंडी दाव्यावर खासगी व्यक्तींना देऊ नका. संस्थेकडील सभासदाचा फोन नंबर किंवा KYC साठीही हेच: प्रलंबित तपासातील लेखी मागणी. शेजाऱ्यांमधील दिवाणी वादासाठी मार्ग न्यायालयीन आदेशाचा आहे, अनौपचारिक विनंतीचा नाही.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 ss.7, 17(1)(c); Bharatiya Nagarik Suraksha Sanhita 2023 (summons to produce documents)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

जलतरण तलाव, खेळाचे मैदान किंवा गेट पाससाठी संस्था मुलांचा तपशील गोळा करते. मुलांच्या डेटाबाबत काही विशेष आहे का?

होय. DPDP अधिनियमानुसार 18 वर्षांखालील प्रत्येकजण बालक आहे. बालकाचा डेटा हाताळण्यासाठी संस्थेला पालकांची पडताळण्यायोग्य संमती लागते, मुलांचा मागोवा किंवा वर्तनाचे निरीक्षण करता येत नाही, आणि किमान तपशील गोळा करावा: सहसा नाव, सदनिका आणि पालकांचा संपर्क. हे नियम 13 मे 2027 पासून लागू होतात.

बालकाचा वैयक्तिक डेटा हाताळण्यापूर्वी पालक किंवा कायदेशीर पालकाची पडताळण्यायोग्य संमती DPDP अधिनियम आवश्यक करतो. बालकाच्या हिताला हानी पोहोचवू शकणारी हाताळणी, आणि मुलांचा मागोवा, वर्तन निरीक्षण व त्यांना लक्ष्य करणाऱ्या जाहिराती यांना तो मनाई करतो (कलम 9). संमती देणारी व्यक्ती ओळखता येण्याजोगी प्रौढ पालक आहे याची खात्री करण्यासाठी योग्य तांत्रिक व संघटनात्मक उपाय नियम 10 आवश्यक करतो. नियम 12 व चौथी अनुसूची काही वर्ग व उद्देशांना सूट देतात, उदा. काही संस्थांकडून सुरक्षेसाठी केलेली हाताळणी. सूट वापरण्यापूर्वी ती लागू होते का ते तपासा. व्यावहारिक पद्धत: तलाव किंवा व्यायामशाळा नोंदणी: बालकाचा डेटा व उद्देश नमूद केलेल्या संमती अर्जावर पालकांची स्वाक्षरी; गेट: सुरक्षेसाठी आवश्यक असेल तेवढीच बालकाच्या येण्या-जाण्याची नोंद, फोटो डेटाबेस नाही; संस्थेच्या कार्यक्रमांतील मुलांचे फोटो: पालकांच्या संमतीशिवाय समाजमाध्यमांवर किंवा गटांवर टाकू नका; वैद्यकीय नोंदी (उदा. उन्हाळी शिबिरासाठी ॲलर्जी) फक्त कार्यक्रमापुरत्या ठेवून नंतर पुसा. पालकांमार्फत बालकाचे स्वतःचे हक्क, आणि किमान एक वर्षाच्या नोंदींचा नियम (नियम 8(3)) हेही लक्षात ठेवा.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.9; DPDP Rules 2025 r.8(3), r.10, r.12, Fourth Schedule

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

संस्थेचे कर्मचारी आणि रहिवाशांच्या घरकामगारांचे आधार, पोलीस पडताळणी व फोटो यांच्या प्रती संस्थेने कशा ठेवाव्यात?

उद्देशाला आवश्यक तेवढेच गोळा करा, शक्य तिथे आधार क्रमांक झाका, प्रती एकाच कुलूपबंद ठिकाणी नेमक्या व्यक्तींनाच प्रवेश देऊन ठेवा, आणि व्यक्तीने काम सोडल्यानंतर ठरावीक कालावधीत त्या पुसा. ही कागदपत्रे फलकावर किंवा गटांवर कधीच टाकू नका.

संस्थेच्या स्वतःच्या कर्मचाऱ्यांसाठी रोजगाराच्या उद्देशाने केलेली हाताळणी DPDP अधिनियमानुसार वैध वापर आहे (कलम 7). प्रारूप उपविधींनुसार सेवा संपलेल्या कर्मचाऱ्यांच्या नोंदी पाच वर्षे ठेवल्या जातात (प्रारूप उपविधी 138(e)(v)). रहिवाशांनी ठेवलेल्या घरकामगारांसाठी संस्था गेट सुरक्षेसाठी डेटा गोळा करते. सूचनेत हे नमूद असावे, आणि डेटा ओळख, फोटो, सेवा दिलेल्या सदनिका आणि पडताळणीचा संदर्भ एवढ्यापुरता मर्यादित असावा. नियमांना अपेक्षित सुरक्षा उपाय (नियम 6(1)): एन्क्रिप्शन किंवा मास्किंग. नोंदवह्या व ॲपमध्ये आधारचे फक्त शेवटचे चार अंक ठेवा; प्रवेश नियंत्रण: फक्त सचिव व सुरक्षा पर्यवेक्षक; डेटा कोणी पाहिला किंवा काढला याच्या नोंदी, एक वर्ष ठेवलेल्या; सातत्यासाठी बॅकअप. कामगारांची पोलीस पडताळणी स्थानिक पोलीस अनेकदा आवश्यक करतात. शक्य असल्यास पूर्ण अहवालाऐवजी संदर्भ क्रमांक ठेवा. कायद्याने आवश्यक नसल्यास कोणाचाही आधार, पॅन, पारपत्र किंवा बँक तपशील उघड करू नये असे प्रारूप उपविधी आधीच सांगतात (प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप). कामगार काम सोडल्यावर त्याच दिवशी पास रद्द करा. नोंदींसाठी किमान एक वर्षाच्या मर्यादेच्या अधीन राहून (नियम 8(3)), संस्थेच्या जतन कालावधीनंतर कागदपत्रे पुसा.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.7; DPDP Rules 2025 r.6(1), r.8(3); dBL 39 (note), 138(e)(v)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

एका सभासदाने सदनिका भाड्याने दिली आहे. संस्था भाडेकरूची कोणती कागदपत्रे मागू शकते, आणि ती किती काळ ठेवू शकते?

नोंदणीकृत रजा व परवाना कराराची प्रत, पोलिसांना दिलेली सूचना आणि परवानाधारकाचा तपशील यांसह सूचना मागण्याची मुभा उपविधी संस्थेला देतात. एवढेच ठेवा, ते भोगवटा व सुरक्षेसाठी वापरा, आणि प्रारूप सूचीनुसार भाडेकरार संपल्यानंतर पाच वर्षे ठेवा. उद्देशाला लागते त्यापेक्षा जास्त मागू नका.

सदनिका पोटभाड्याने देणाऱ्या किंवा रजा व परवान्यावर देणाऱ्या सभासदाने संस्थेला लेखी कळवले पाहिजे. प्रारूपात योग्य मुद्रांकित व नोंदणीकृत रजा व परवाना कराराची प्रत आणि लागू असल्यास पोलीस सूचना किंवा पडताळणीची प्रत नमूद आहे (प्रारूप उपविधी 40(a)). 2014 चे उपविधीही सूचना आवश्यक करतात. आपल्या जागेचा भोगवटा कोण करतो हे कळण्यासाठी संस्थेला या नोंदी लागतात, आणि त्या भाडेकरू नोंदवहीत असतात (प्रारूप उपविधी 136). DPDP अधिनियमानुसार भाडेकरू किंवा सभासदाने या उद्देशासाठी स्वेच्छेने दिलेला डेटा त्याच उद्देशासाठी हाताळता येतो (कलम 7). तरीही काय ठेवले जाते व का, हे सूचनेत भाडेकरूला सांगितले पाहिजे. बँक विवरणे, वेतन पावत्या किंवा नियोक्त्याची पत्रे मागणे उद्देशापलीकडे जाते. जतन कालावधी: भाडेकरू, परवानाधारक, काळजीवाहू व रहिवाशांच्या नोंदी पाच वर्षे ठेवल्या जातात (प्रारूप उपविधी 138(e)(i)), आणि नोंदी किमान एक वर्ष (नियम 8(3)). त्यानंतर भाडेकरूच्या KYC प्रती पुसा. संस्थेच्या धोरणानुसार आवश्यक असल्यास फक्त नोंदवहीतील नोंद ठेवा. इतर सभासदांना भाडेकरूची कागदपत्रे पाहण्याचा हक्क नाही (records_rti_privacy-004).

कायदेशीर आधार: dBL 40(a), 136, 138(e)(i); DPDP Act 2023 s.7; DPDP Rules 2025 r.8(3)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

संस्थेने सर्वसाधारण सभांचे व्हिडिओ चित्रण केलेच पाहिजे का, ते कोणाकडे राहते, आणि सभासदांना त्याची प्रत मिळू शकते का?

पुनर्विकासाच्या विशेष सर्वसाधारण सभेचे व्हिडिओ चित्रण करणे आवश्यक आहे; ते अध्यक्षांकडे राहते आणि त्याची प्रत उप किंवा सहायक निबंधक कार्यालयात असते. सभासद व्हिडिओ कॉन्फरन्सद्वारे उपस्थित असल्यास प्रणालीने कार्यवाही तारीख व वेळेसह नोंदवून जतन केली पाहिजे. इतर सभांसाठी व्हिडिओ आवश्यक नाही. कलम 154B-8 अंतर्गत सभासद मागू शकतात ते कागदपत्र ध्वनिचित्रमुद्रण नाही, इतिवृत्त आहे, असे उच्च न्यायालयाने ठरवले आहे.

नियम 106C-13(3)(i): पुनर्विकासाशी संबंधित विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी चौदा पूर्ण दिवसांची नोटीस व दोन-तृतीयांश गणसंख्या लागते, ती निबंधकांच्या प्रतिनिधीच्या उपस्थितीत होते, आणि तिचे व्हिडिओ चित्रण होते. ध्वनिचित्रमुद्रण अध्यक्षांच्या ताब्यात राहते आणि एक प्रत सहायक किंवा उपनिबंधक कार्यालयात जाते. नियम 106C-13(3)(b) च्या परंतुकानुसार सभासदांचा सहभाग नोंदवू व ओळखू शकणाऱ्या आणि कार्यवाही तारीख व वेळेसह जतन करू शकणाऱ्या व्हिडिओ कॉन्फरन्स किंवा इतर दृकश्राव्य माध्यमातून सहभाग घेता येतो. Bhartiya (2026) मध्ये उच्च न्यायालयाने ठरवले की सर्वसाधारण सभेची CD किंवा ध्वनिचित्रमुद्रण कलम 154B-8(1) मधील कागदपत्रांत नाही, म्हणून ते न दिल्याने स्वतःहून समिती अपात्र ठरत नाही. इतिवृत्ते यादीत आहेत आणि ती दिलीच पाहिजेत (records_rti_privacy-002). व्यावहारिक मुद्दे: सुरुवातीलाच सभेचे चित्रण होत आहे असे जाहीर करा; फाइल मर्यादित प्रवेशासह संस्थेच्या ताब्यात ठेवा; किमान इतिवृत्त कायम होऊन आव्हानाची मुदत संपेपर्यंत, आणि पुनर्विकासासाठी कायमस्वरूपी, ठेवा; आणि 13 मे 2027 पासून DPDP अधिनियमानुसार तिला वैयक्तिक डेटा समजा. संस्था ठरावाने सभासदांना कार्यालयात ध्वनिचित्रमुद्रण पाहू देऊ शकते.

कायदेशीर आधार: Rule 106C-13(3)(b) proviso, (3)(i); MCS Act s.154B-8(1); dBL 138(c)

न्यायालयीन निर्णय: Mahesh Madhukar Bhartiya v Divisional Joint Registrar, Co-op Societies (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-06-25)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

कागदी नोंदवह्यांशिवाय संस्था आपल्या नोंदवह्या व पुस्तके फक्त सॉफ्टवेअरमध्ये ठेवू शकते का?

प्रारूप 2026 उपविधी कागदी किंवा इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखांना स्पष्ट परवानगी देतात, मात्र ते हरवणे, नुकसान व अनधिकृत फेरफार यांपासून सुरक्षित असावेत. 2014 चे उपविधी डिजिटल डेटाला संस्थेची "कागदपत्रे" मानतात. बॅकअप ठेवा, संपादनावर मर्यादा ठेवा, बदलांची नोंद ठेवा, आणि अंतिम उपविधी हा मुद्दा स्पष्ट करेपर्यंत वर्षअखेरीस मुख्य वैधानिक नोंदवह्या छापून त्यावर स्वाक्षरी करा.

प्रारूप उपविधी 138(b) नुसार कायद्याने परवानगी असेल तिथे संस्था पुस्तके, नोंदवह्या, अभिलेख व कागदपत्रे कागदी, इलेक्ट्रॉनिक किंवा दोन्ही स्वरूपांत ठेवू शकते. त्यांचा ताबा, जतन, गोपनीयता आणि हरवणे, नुकसान किंवा अनधिकृत फेरफार यांपासून संरक्षण तिने सुनिश्चित केले पाहिजे. प्रारूप उपविधी 140 हिशेबाच्या पुस्तकांसाठी हेच सांगतो, आणि प्रारूप उपविधी 170(b) महत्त्वाच्या अभिलेखांचा इलेक्ट्रॉनिक बॅकअप सुचवतो. 2014 च्या उपविधी 123 खालील टीप सांगते की "कागदपत्रे" मध्ये डिजिटल स्वरूपातील डेटा किंवा माहितीचा समावेश आहे, म्हणून कार्यभार हस्तांतरणात इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखही सोपवले जातात. माहिती तंत्रज्ञान अधिनियम 2000 इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखांना कायदेशीर मान्यता देतो. DPDP नियम सुरक्षेच्या अपेक्षा जोडतात: प्रवेश नियंत्रण, नोंदी, बॅकअप (नियम 6). व्यावहारिक सुरक्षा उपाय: समांतर स्प्रेडशीट नव्हे, एकच अधिकृत प्रणाली; नोंदी कधीच पुसल्या जात नाहीत; दुरुस्ती म्हणजे जुन्या नोंदीशी जोडलेली नवी नोंद. हे वैधानिक नोंदवह्यांच्या फक्त-भर-घालण्याच्या स्वरूपाशी जुळते; भूमिकेनुसार प्रवेश आणि बदलांची नोंद; संस्थेबाहेरील, तपासलेला बॅकअप; खबरदारी म्हणून वर्षअखेरीस नमुना I, नमुना J व इतिवृत्तांची छापील, स्वाक्षरी केलेली प्रत. निबंधकांच्या तपासणीसाठी (कलम 89A) व लेखापरीक्षकांना प्रवेश लागतो. सॉफ्टवेअरमधून संपूर्ण नोंदवह्या काढता येतील याची खात्री करा.

कायदेशीर आधार: dBL 138(b), 140, 170(b); BL 123 (note); MCS Act s.89A; Information Technology Act 2000; DPDP Rules 2025 r.6

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

पुनर्विकासासाठी विकासक किंवा प्रकल्प सल्लागाराला फोन नंबर, पॅन व आधारसह सभासदांची संपूर्ण यादी हवी आहे. समिती ती देऊ शकते का?

प्रकल्पापुरता वापर मर्यादित ठेवणाऱ्या लेखी कराराखाली, त्या टप्प्याला आवश्यक तेवढेच द्या. व्यवहार्यता व निविदेच्या कामासाठी संस्थेच्या अभिलेखांतील नावे, सदनिका क्रमांक व क्षेत्रफळ देता येते. पॅन, आधार व बँक तपशील संस्थेच्या फाइलमधून नव्हे, तर करार करताना प्रत्येक सभासदाकडून थेट यावेत.

सभासद नोंदवही व यादी आणि सदनिकांचे क्षेत्रफळ हे कलम 79A निर्देश व प्रारूप उपविधी 150-161 नुसार पुनर्विकास प्रक्रिया चालवण्यासाठी समिती वापरते ते संस्थेचे अभिलेख आहेत. सर्वसाधारण सभेने नेमलेल्या सल्लागाराला व्यवहार्यता अहवाल व निविदेसाठी आवश्यक ते देणे संस्थेच्या उद्देशात बसते. तो सल्लागार मग कराराखाली प्रक्रियाकर्ता म्हणून काम करतो (DPDP अधिनियम कलम 8(2); नियम 6(1)(f)). ओळख कागदपत्रे वेगळी आहेत. कायदा किंवा सक्षम प्राधिकरणाने आवश्यक केल्याशिवाय कोणत्याही सभासदाचा आधार, पॅन, पारपत्र किंवा बँक तपशील उघड करू नये असे प्रारूप उपविधी संस्थेला सांगतात (प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप). विकासकाची विनंती यापैकी काहीच नाही. वैयक्तिक करार (उदा. कायमस्वरूपी पर्यायी निवास करार) करताना प्रत्येक सभासद आपली कागदपत्रे स्वतः विकासकाला देतो आणि त्यांच्या वापरास संमती देतो. पायऱ्या: काय व कोणाला देता येईल ते नमूद करणारा समिती किंवा सर्वसाधारण सभेचा ठराव; सल्लागार किंवा विकासकाच्या करारात गोपनीयता व डेटा वापराची तरतूद; काय पाठवले याची नोंद; आणि सभासदांना सूचना. प्रकल्पाच्या संपर्कासाठी मोबाइल नंबर फक्त सहमत सभासदांचेच द्यावेत.

कायदेशीर आधार: DPDP Act 2023 s.8(2); DPDP Rules 2025 r.6(1)(f); dBL 39 (note), 150-161; MCS Act s.79A (2019 directive)

शेवटची तपासणी: 2026-09-30

सभासदांची नोंदवही (नमुना I) आणि सभासदांची यादी (नमुना J) म्हणजे काय, आणि संस्थेने त्या ठेवणे व दाखवणे आवश्यक आहे का?

होय. प्रत्येक संस्थेने नमुना I मध्ये सभासदांची नोंदवही आणि नमुना J मध्ये सभासदांची यादी ठेवलीच पाहिजे. नमुना I मध्ये प्रत्येक सभासदाचे नाव, पत्ता, भाग, प्रवेशाची तारीख, सभासदत्व संपल्याची तारीख आणि नामनिर्देशित व्यक्ती नोंदवली जाते. नमुना J ही सध्याच्या सभासदांची यादी आहे. सभासद ही नोंदवही विनामूल्य पाहू शकतो आणि सभासदांची यादी तपासणीसाठी खुली असते.

अधिनियमाचे कलम 38 नोंदवही ठेवणे बंधनकारक करते: प्रत्येक सभासदाचे नाव, पत्ता व व्यवसाय, भाग, प्रवेशाची तारीख आणि सभासदत्व संपल्याची तारीख. नामनिर्देशन नोंदवले असल्यास नोंदवहीत नामनिर्देशित व्यक्ती व तारीखही दाखवली जाते. नियम 32 त्यासाठी नमुना I विहित करतो. नियम 106C-9 नुसार नामनिर्देशन, ते रद्द करणे व त्यातील बदल याच नोंदवहीत नोंदवले जातात. प्रवेश व सभासदत्व संपल्याच्या तारखांचा ही नोंदवही प्रथमदर्शनी पुरावा आहे (कलम 38(2)). कलम 39 नुसार अधिनियम, नियम, उपविधी आणि सभासदांची यादी यांची प्रत नोंदणीकृत पत्त्यावर तपासणीसाठी खुली ठेवावी लागते. नियम 33 त्या यादीसाठी नमुना J विहित करतो. उपविधी क्र. 140 आणि प्रारूप उपविधी क्र. 136 मधील नोंदवह्यांच्या यादीत या दोन्ही पहिल्या आहेत. 2026 चे प्रारूप उपविधी त्या कायमस्वरूपी जतन करण्यास सांगतात (प्रारूप उपविधी क्र. 138). सभासद नोंदवही विनामूल्य पाहू शकतात (कलम 32(1); प्रारूप उपविधी क्र. 37). 2014 च्या शुल्क सूचीनुसार सभासदांच्या यादीची प्रत Rs 10 प्रति पान आहे (उपविधी क्र. 170). प्रत्येक हस्तांतरण दोन्ही नोंदवह्यांत नोंदवले जाते. कायद्याने मागितलेलीच माहिती नोंदवा. फोन क्रमांक, ई-मेल व KYC कागदपत्रे नमुना I चा भाग नाहीत; ती देण्यापूर्वी records_rti_privacy-004 पहा.

कायदेशीर आधार: MCS Act ss.32(1), 38, 39; MCS Rules 32, 33; Rule 106C-9; BL 140, 170; dBL 136, 138

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

एखादी बाहेरची व्यक्ती (दलाल, खरेदीदार किंवा उमेदवाराचा समर्थक) सभासदांची यादी मागते. संस्थेने ती दाखवणे आवश्यक आहे का?

अधिनियमानुसार सभासदांची यादी जनतेला विनामूल्य तपासणीसाठी खुली ठेवावी लागते. त्यामुळे नमुना J मधील यादी पाहता येते. पण त्यात फोन क्रमांक, ई-मेल, खातेवह्या किंवा KYC कागदपत्रे येत नाहीत, आणि 13 May 2027 पासून संस्थेला सभासदांची माहिती DPDP अधिनियमानुसारही हाताळावी लागेल.

कलम 39 नुसार संस्थेने आपल्या नोंदणीकृत पत्त्यावर अधिनियम, नियम, उपविधी आणि सभासदांची यादी यांची प्रत जनतेला विनामूल्य तपासणीसाठी खुली ठेवली पाहिजे. ही यादी नमुना J मध्ये असते (नियम 33). तपासणी म्हणजे कार्यालयीन वेळेत कार्यालयात पाहणे; बिगर-सभासदांना प्रती देण्याचे बंधन त्यातून येत नाही. सभासदांना शुल्क भरून प्रती मिळतात (कलम 32(2); उपविधी क्र. 170). नमुना I मधील सभासदांची नोंदवही, इतिवृत्ते आणि खातेवह्या कलम 32 व 154B-8 नुसार सभासदांसाठी खुल्या आहेत, जनतेसाठी नाहीत. 13 May 2027 पासून डेटा विश्वस्त म्हणून संस्थेने वैयक्तिक माहितीचा वापर तिच्या उद्देशापुरता मर्यादित ठेवून ती सुरक्षित ठेवली पाहिजे (in-dpdp). वैधानिक यादी दाखवणे कायद्याने आवश्यक आहे; सभासदांचे संपर्क तपशील दलालाला देणे आवश्यक नाही. कोणी, काय व केव्हा पाहिले याची नोंद तपासणी नोंदवहीत ठेवा (प्रारूप उपविधी क्र. 37(g)).

कायदेशीर आधार: MCS Act ss.32, 39; MCS Rule 33; dBL 37(g); DPDP Act 2023 ss.4, 8; DPDP Rules 2025

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सचिव म्हणून मला कोणत्या वैधानिक नोंदवह्या आणि पुस्तके अद्ययावत ठेवावी लागतात?

2014 च्या आदर्श उपविधींमध्ये 16 पुस्तके व नोंदवह्यांची यादी आहे (उपविधी क्र. 140). त्यात नमुना I मधील सभासद नोंदवही, नमुना J मधील सभासदांची यादी, रोख पुस्तक, खातेवह्या, नामनिर्देशन नोंदवही, दोन इतिवृत्त पुस्तके, गुंतवणूक नोंदवही, मालमत्ता नोंदवही आणि नमुना O मधील लेखापरीक्षण दोषदुरुस्ती नोंदवही यांचा समावेश आहे. उपविधी क्र. 141 मध्ये आणखी 33 विषयवार फायली आहेत. समितीने अन्यथा ठरवले नसेल तर त्या अद्ययावत ठेवण्याची जबाबदारी सचिवाची आहे (उपविधी क्र. 142).

उपविधी क्र. 140 मधील नोंदवह्या: (1) सभासद नोंदवही, नमुना I (नियम 32); (2) सभासदांची यादी, नमुना J (नियम 33); (3) रोख पुस्तक; (4) सर्वसाधारण खातेवही; (5) वैयक्तिक खातेवही (प्रत्येक सभासदाचे स्वतंत्र खाते); (6) घसारा निधी (sinking fund) नोंदवही; (7) लेखापरीक्षण दोषदुरुस्ती नोंदवही, नमुना O (नियम 73); (8) गुंतवणूक नोंदवही; (9) नामनिर्देशन नोंदवही; (10) कर्ज / गहाण नोंदवही; (11) समिती सभांचे इतिवृत्त पुस्तक; (12) सर्वसाधारण सभांचे इतिवृत्त पुस्तक; (13) फर्निचर, जोडसामान व कार्यालयीन साधनांसह मालमत्ता नोंदवही; (14) संरचनात्मक व अग्नि लेखापरीक्षण नोंदवही आणि उद्वाहन तपासणी नोंद; (15) नाममात्र सभासदांची (भाडेकरू) नोंदवही; (16) क्रियाशील सभासदांची नोंदवही. उपविधी क्र. 141 मधील फायली: सभासदत्व, हस्तांतरण व राजीनाम्याचे अर्ज, नामनिर्देशने, प्रत्येक सभासदाच्या पत्रव्यवहाराची स्वतंत्र फाईल, निबंधकांशी पत्रव्यवहार, मालमत्ता कर, वीज, अभिहस्तांतरण, करारनामे, मंजूर नकाशे, वाहनतळ अर्ज, रोख पुस्तकाच्या क्रमाने व्हाउचर, बँक चलने, धनादेश व पावत्यांची स्थळप्रती, भाग प्रमाणपत्रांची स्थळप्रती, सभांच्या सूचना व कार्यसूची, दोषदुरुस्ती अहवालांसह लेखापरीक्षण ज्ञापने, निवडणुकीची कागदपत्रे आणि सभासदांच्या तक्रारी. 2026 च्या प्रारूप उपविधींमध्ये (प्रारूप उपविधी क्र. 136-137) हीच मुख्य यादी कायम असून भाग नोंदवही, तात्पुरत्या सभासदांची नोंदवही, सहयोगी सभासदांची नोंदवही, भाडेकरू नोंदवही आणि वाहनतळ नोंदवही यांची भर आहे. नोंदी कागदी किंवा इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ठेवता येतात, मात्र त्या नष्ट होणार नाहीत किंवा अनधिकृतपणे बदलल्या जाणार नाहीत याची काळजी घ्यावी लागते (प्रारूप उपविधी क्र. 138(b)). व्यावहारिक सूचना: प्रत्येक नोंदवही व फाईलची एक मुख्य सूची ठेवा — ती कोणाकडे आहे आणि शेवटची नोंद कधी झाली. समिती बदलताना ही सूची कार्यभारासोबत हस्तांतरित करा.

कायदेशीर आधार: BL 140, 141, 142; Rules 32, 33, 73; dBL 136-138

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासद नोंदवही (नमुना I) आणि सभासदांची यादी (नमुना J) कशी लिहावी?

समितीने सभासदाला दाखल करून घेतल्यावर नमुना I मध्ये त्याची एक नोंद करा. नाव, पत्ता, व्यवसाय, धारण केलेले भाग, दाखल झाल्याची तारीख आणि नामनिर्देशित व्यक्ती व नामनिर्देशन नोंदवल्याची तारीख लिहा. सभासद बाहेर पडल्यावर सभासदत्व संपल्याची तारीख लिहा; नोंद खोडू नका. नमुना J ही सध्याच्या सभासदांची यादी असून ती तपासणीसाठी खुली ठेवली जाते.

नोंदवहीत काय असावे हे अधिनियमाच्या कलम 38(1) मध्ये दिले आहे. नियम 32 ने त्यासाठी नमुना I विहित केला आहे. दाखल होण्याच्या व सभासदत्व संपण्याच्या तारखांचा ही नोंदवही प्रथमदर्शनी पुरावा आहे (कलम 38(2)); त्यामुळे हस्तांतरण व वारसा वादांत अचूकता महत्त्वाची ठरते. सोपी पद्धत: - समितीचा प्रवेश ठराव झाल्यानंतरच नोंद करा. त्यापुढे ठराव क्रमांक व तारीख लिहा. - भाग प्रमाणपत्र क्रमांक आणि भागांचे विशिष्ट क्रमांक नोंदवा. - नामनिर्देशन नोंदवले गेल्यावर सभासदाच्या नोंदीपुढे नामनिर्देशित व्यक्ती व तारीख लिहा (कलम 38(1) चे परंतुक; उपविधी क्र. 32). - हस्तांतरण, राजीनामा, हकालपट्टी किंवा मृत्यू झाल्यास जुन्या नोंदीपुढे सभासदत्व संपल्याची तारीख लिहा. नव्या सभासदासाठी नवी नोंद उघडा. पाने कधीही खोडू नका, व्हाईटनर लावू नका किंवा फाडू नका. चूक झाल्यास ती एका रेषेने खोडून तारीख व आद्याक्षरांसह टीप लिहा. - प्रत्येक बदलानंतर नमुना J (नियम 33) अद्ययावत करा. सभासदांची यादी नोंदणीकृत पत्त्यावर तपासणीसाठी खुली ठेवणे अधिनियमानुसार आवश्यक आहे (कलम 39). दोन्ही नोंदवह्या कायमस्वरूपी जतन केल्या जातात (प्रारूप उपविधी क्र. 138(c)). त्या इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात ठेवल्या तर किमान प्रत्येक वर्षअखेरीस छापील, स्वाक्षरी केलेली प्रत ठेवा. ही चांगली पद्धत आहे, कायदेशीर बंधन नाही.

कायदेशीर आधार: s.38, s.39; Rules 32, 33; BL 140(1)-(2); dBL 138(c)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

भाग प्रमाणपत्र कसे द्यावे आणि भाग नोंदवही कशी ठेवावी?

भाग वाटपानंतर सहा महिन्यांच्या आत भाग प्रमाणपत्र द्या. अध्यक्ष, सचिव आणि समितीचा एक प्राधिकृत सदस्य संस्थेच्या मुद्रेखाली त्यावर स्वाक्षरी करतात. स्थळप्रत जपून ठेवा आणि सभासदाच्या नोंदीपुढे प्रमाणपत्र क्रमांक व भाग क्रमांक लिहा. दुय्यम प्रमाणपत्रावर "So Marked" असे लिहिले जाते आणि ते आवश्यक कागदपत्रांसह केलेल्या अर्जावरच दिले जाते.

उपविधी क्र. 9(a) नुसार वाटपानंतर सहा महिन्यांत विशिष्ट क्रमांक असलेले भाग प्रमाणपत्र द्यावे लागते. उपविधी क्र. 10 नुसार ते सचिव देतो आणि त्यावर अध्यक्ष, सचिव व त्या कामासाठी प्राधिकृत समिती सदस्य मुद्रेखाली स्वाक्षरी करतात. स्थळप्रती एका फाईलमध्ये ठेवल्या जातात (उपविधी क्र. 141(xx)). दुय्यम प्रमाणपत्रासाठी (उपविधी क्र. 9(b)): प्रमाणपत्र हरवले असल्यास सभासद पोलीस तक्रारीची प्रत व प्रतिज्ञापत्र, आणि खराब झाले असल्यास प्रतिज्ञापत्र जोडून अर्ज करतो. समिती मंजुरी देते, दुय्यम प्रमाणपत्रावर "So Marked" लिहिले जाते आणि शुल्क Rs 100 आहे (उपविधी क्र. 170). हस्तांतरणाच्या वेळी समितीच्या निर्णयानुसार विद्यमान प्रमाणपत्रावर हस्तांतरितीचे नाव नोंदवा किंवा ते रद्द करून नवे प्रमाणपत्र द्या. नोंदवहीत ठरावाचा उल्लेख करा. 2026 च्या प्रारूप उपविधींमध्ये भाग नोंदवही ही स्वतंत्र नोंदवही आहे (प्रारूप उपविधी क्र. 136(xvii)) आणि ती कायमस्वरूपी जतन करायची आहे (प्रारूप उपविधी क्र. 138(c)).

कायदेशीर आधार: BL 9, 10, 141(xx), 170; dBL 136(xvii), 138(c)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासदाने नामनिर्देशन अर्ज दिला आहे. सचिवाने नेमके काय करायचे?

त्याची पोच द्या आणि तो पुढील समिती सभेसमोर ठेवा, म्हणजे त्याची इतिवृत्तात नोंद होईल. त्यानंतर त्या सभेपासून 7 दिवसांत तो नामनिर्देशन नोंदवहीत नोंदवा. सभासद नोंदवहीतही सभासदाच्या नोंदीपुढे नामनिर्देशित व्यक्तीचे नाव लिहा. पहिले नामनिर्देशन विनामूल्य आहे; नंतरच्या बदलासाठी Rs 100 शुल्क आहे.

उपविधी क्र. 32 नुसार क्रम असा: अर्ज मिळणे, पुढील समिती सभेत इतिवृत्तात नोंद, आणि त्यानंतर 7 दिवसांत सचिवाकडून नोंदवहीत नोंद. नामनिर्देशनाची नोंद करणे म्हणजे ते मंजूर किंवा नामंजूर करणे नव्हे. नामनिर्देशित व्यक्ती पसंत नाही म्हणून समिती वैध नामनिर्देशन नाकारू शकत नाही. अर्जावर सभासदाची स्वाक्षरी आहे, नामनिर्देशित व्यक्तींची नावे आणि एकापेक्षा अधिक असल्यास त्यांचे हिस्से दिले आहेत, आणि नमुन्यानुसार साक्षीदार आहेत याची खात्री करा. नियम 106C-8(1) नुसार (22 Jun 2026 पासून) संयुक्त सभासद प्रत्येकी स्वतंत्र नामनिर्देशन करू शकतात. नामनिर्देशन रद्द करणे किंवा नवे नामनिर्देशन यांसाठीही हीच पद्धत आहे. जुना अर्ज नामनिर्देशन फाईलमध्ये ठेवा (उपविधी क्र. 141(viii)); तो नष्ट करू नका. दुसऱ्या किंवा नंतरच्या नामनिर्देशनासाठी शुल्क Rs 100 (उपविधी क्र. 170). सभासदाला तारखेसह लेखी पोच द्या. मृत्यूनंतर नामनिर्देशनावर वाद झाल्यास तोच त्यांचा पुरावा ठरतो.

कायदेशीर आधार: BL 32, 141(viii), 170; Rule 106C-8(1); s.38(1) proviso

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

समिती सभेचे इतिवृत्त कसे लिहावे, त्यावर स्वाक्षरी कशी करावी आणि दुरुस्ती कशी करावी?

प्रत्येक समिती सभेचे इतिवृत्त सचिव लिहितो. त्यावर सचिव व सभेचे अध्यक्षस्थान भूषवणारी व्यक्ती स्वाक्षरी करतात आणि पुढील समिती सभेत ते कायम केले जाते. उपस्थित कोण होते, प्रत्येक विषयाच्या वेळी गणपूर्ती होती, प्रत्येक ठरावाचा मजकूर व मतदान, आणि कोणतीही असहमती किंवा सभेतून बाहेर जाणे यांची नोंद करा. कायम झालेले इतिवृत्त पुन्हा लिहू नका; नंतरच्या ठरावाने दुरुस्ती करा.

उपविधी क्र. 135 नुसार सचिवाने सभेला उपस्थित राहून इतिवृत्त लिहावे आणि सचिव व सभेच्या अध्यक्षांच्या स्वाक्षरीसह ते पुढील सभेत कायम करण्यासाठी ठेवावे. सचिव अनुपस्थित असल्यास अध्यक्ष इतिवृत्त लिहिण्याची पर्यायी व्यवस्था करतो. चांगल्या इतिवृत्तात हे असते: - तारीख, वेळ, ठिकाण, सूचनेची तारीख आणि उपस्थित व अनुपस्थित सदस्यांची नावे (रजा मंजूर की नाही; रजेशिवाय सलग तीन सभांना गैरहजर राहिल्यास समिती सदस्यत्व संपते, उपविधी क्र. 118); - गणपूर्ती, जी प्रत्येक विषयाच्या वेळी असली पाहिजे (उपविधी क्र. 125); - प्रत्येक विषयासाठी: ठेवलेली कागदपत्रे, चर्चेची थोडक्यात नोंद, क्रमांकासह ठरावाचा मजकूर, सूचक व अनुमोदक, आणि बाजूने व विरोधात पडलेली मते (उपविधी क्र. 133; अध्यक्षांना निर्णायक मत); - ज्या सदस्याने हितसंबंध जाहीर करून सभेतून बाहेर गेला त्याची नोंद (उपविधी क्र. 119; प्रारूप उपविधी क्र. 115); - एखाद्या सदस्याने मागितल्यास त्याची असहमती. वैयक्तिक जबाबदारीच्या दृष्टीने हे महत्त्वाचे आहे (उपविधी क्र. 136). इतिवृत्त ही कायमस्वरूपी जतन करायची वैधानिक नोंद आहे (प्रारूप उपविधी क्र. 138(c)). पानांना क्रमांक द्या आणि कोणतेही पान काढू नका. दुरुस्ती पुढील सभेतील ठरावाने, मूळ नोंदीखाली लिहून करा. सर्वसाधारण सभेच्या इतिवृत्तासाठी उपविधी क्र. 107 लागू आहे: समिती 3 महिन्यांत मसुदा अंतिम करते, 15 दिवसांत वितरित करते आणि सभासदांना सूचना देण्यासाठी 15 दिवस असतात.

कायदेशीर आधार: BL 107, 118, 119, 125, 133, 135, 136; dBL 115, 138(c)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

संस्थेने निबंधक कार्यालयाशी पत्रव्यवहार कसा करावा आणि तिथे काय पाठवावे लागते?

संस्थेच्या लेटरहेडवर, समितीच्या प्राधिकारानुसार सचिवाच्या स्वाक्षरीने पत्र लिहा आणि पोहोचल्याचा पुरावा ठेवा: आवक शिक्का, नोंदणीकृत टपालाची पावती किंवा ई-मेल/पोर्टलची पोच. सर्व काही निबंधक पत्रव्यवहार फाईलमध्ये ठेवा (उपविधी क्र. 141(x)). नियमित बाबींमध्ये 30 सप्टेंबरपर्यंत वार्षिक विवरणपत्रे, वार्षिक सर्वसाधारण सभेनंतर एका महिन्यात लेखापरीक्षक नियुक्तीचे विवरण आणि लेखापरीक्षण दोषदुरुस्ती अहवाल यांचा समावेश आहे.

साधारणपणे निबंधकांकडे जाणाऱ्या बाबी: - कलम 79(1A) अंतर्गत 30 सप्टेंबरपर्यंत वार्षिक विवरणपत्रे (उपविधी क्र. 145(b)): वार्षिक अहवाल, लेखापरीक्षित हिशेब, वाढाव्याच्या विनियोगाचा आराखडा, उपविधी दुरुस्त्या, वार्षिक सभा व निवडणुकीबाबतचे घोषणापत्र, आणि क्रियाशील व अक्रियाशील सभासदांची यादी; - वार्षिक सभेत नेमलेल्या लेखापरीक्षकाचे नाव लेखी संमतीसह एका महिन्यात (कलम 79(1B); उपविधी क्र. 145(b)(viii)); - लेखापरीक्षण अहवालापासून तीन महिन्यांत नमुना O मधील दोषदुरुस्ती अहवाल (कलम 82; उपविधी क्र. 152); - समिती सदस्याची अपात्रता किंवा सदस्यत्व संपल्याची सूचना (उपविधी क्र. 118(b)); - प्रत्येक वार्षिक व विशेष सर्वसाधारण सभेची सूचना (उपविधी क्र. 98); - उपविधी दुरुस्तीचे प्रस्ताव (उपविधी क्र. 165) आणि 2019 च्या निदेशानुसार पुनर्विकासाच्या सूचना. व्यावहारिक पद्धत: प्रत्येक जावक पत्राला जावक नोंदवहीत क्रमांक द्या, पोचसह प्रत ठेवा आणि उत्तराची तारीख नोंदवा. विनंती किंवा तक्रारीला 30 दिवसांत उत्तर न आल्यास लेखी पाठपुरावा करा; ही चांगली पद्धत आहे, कायदेशीर मुदत नाही. समितीने प्राधिकृत केलेल्या व्यक्तींनीच स्वाक्षरी करावी. त्यांची नावे देणारा ठराव असल्यास संस्थेच्या वतीने कोण बोलते यावरून वाद होत नाहीत.

कायदेशीर आधार: s.79(1A), 79(1B), 82; BL 98, 118(b), 141(x), 145(b), 152, 165

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासद संस्थेचे कोणते अभिलेख तपासू शकतो, आणि त्यांच्या प्रती किती दिवसांत द्याव्या लागतात?

तपासणी विनामूल्य असते, कार्यालयात कार्यालयीन वेळेत किंवा ठरवलेल्या वेळी. त्यात अधिनियम, नियम व उपविधी, शेवटचा लेखापरीक्षित ताळेबंद व उत्पन्न-खर्च पत्रक, समिती सदस्यांची यादी, सभासद नोंदवही, सर्वसाधारण सभा व समिती सभांची इतिवृत्ते आणि सभासदाचे स्वतःचे खाते यांचा समावेश होतो. शुल्क भरल्यापासून 45 दिवसांत प्रती देणे आवश्यक आहे.

कलम 154B-8(1) मध्ये तपासणीसाठी खुल्या अभिलेखांची यादी आहे. कलम 154B-8(2) नुसार लेखी विनंती व शुल्क भरल्यानंतर 45 दिवसांत, किंवा शासनाने भागभांडवल, कर्ज किंवा जमीन दिली असल्यास 30 दिवसांत, प्रती देणे संस्थेवर बंधनकारक आहे. गृहनिर्माण संस्थांसाठी हे कलम 32(2) मधील एक महिन्याच्या मुदतीची जागा घेते. 2014 च्या उपविधींनुसार (उपविधी क्र. 170) शुल्क इतिवृत्त, सभासद यादी व पत्रव्यवहारासाठी प्रति पान Rs 10 आणि इतर बहुतेक कागदपत्रांसाठी Rs 5 आहे. प्रारूप 2026 उपविधी WhatsApp किंवा ईमेलने पाठवलेल्या प्रती विनामूल्य करतात (प्रारूप उपविधी 39(b)(14)). प्रारूप उपविधी कार्यपद्धतीही जोडतात. सर्वसाधारण सभा अर्जाशिवाय तपासणीसाठी महिन्यातील एक दिवस निश्चित करू शकते. अन्यथा लेखी विनंतीपासून 15 दिवसांत सचिव तारीख ठरवतात (प्रारूप उपविधी 37). सचिव 7 दिवसांत शुल्क कळवतात (प्रारूप उपविधी 38(b)). दोन्हींची नोंद नोंदवहीत केली जाते. अभिलेख मागणारा समिती सदस्यही सभासद म्हणून त्यास पात्र आहे. अशा व्यक्तीला आधीच प्रवेश उपलब्ध आहे हा युक्तिवाद उच्च न्यायालयाने फेटाळला (Ramane, परिच्छेद 25). संस्थेने प्रती न दिल्यास उपनिबंधकांकडे तक्रार करा. समितीसाठी त्याचा दंड अपात्रता असू शकतो; records_rti_privacy-002 पाहा.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(1)-(2); MCS Act s.32; BL 23, 170; dBL 37-39

न्यायालयीन निर्णय: Shashikant M. Ramane v Joint Registrar, Co-op Societies (SRA/MHADA) (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-07-01)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासदाने मागितलेली कागदपत्रे न देणाऱ्या व्यवस्थापन समिती सदस्यांचे काय होते?

निबंधक त्यांना कलम 154B-8(2) अंतर्गत जबाबदार धरू शकतात. त्यानंतर ते समितीवर राहत नाहीत आणि पाच वर्षे निवडले, स्वीकृत (को-ऑप्ट) किंवा नामनिर्देशित केले जाऊ शकत नाहीत (कलम 154B-23(1)(iii), (3)). निबंधक कलम 154B-27 अंतर्गत संस्थेला निर्देश देऊन दंडही करू शकतात. खरे व मूलतः पालन केल्यास अपात्रता टळू शकते; जाणूनबुजून टाळाटाळ केल्यास नाही.

Ramane (1 Jul 2026) मध्ये एका समिती सदस्याने एका वर्षातील समिती सभांची इतिवृत्ते आणि वार्षिक सर्वसाधारण सभेचे व्हिडिओ चित्रण मागितले आणि शुल्क भरले. उपनिबंधकांच्या चार पत्रांनंतरही संस्थेने अनेक महिने विनंतीकडे दुर्लक्ष केले. नंतर तिने कागदपत्रे सभासदाला न देता निबंधक कार्यालयाकडे सुपूर्द केली. उच्च न्यायालयाने अध्यक्ष, सचिव व खजिनदार यांची पाच वर्षांची अपात्रता कायम ठेवली. Shahid Tamboli (2023) चे अनुसरण करून न्यायालयाने म्हटले: - 45 दिवस संपताच अपात्रता आपोआप लागू होत नाही, कारण चौकशी आवश्यक असते; - मूलतः पालन आणि प्रामाणिक (bona fide) विलंब यांमुळे कसूर माफ होऊ शकते; - जाणूनबुजून नकार माफ होऊ शकत नाही (परिच्छेद 23-24). Mahesh Bhartiya (25 Jun 2026) मध्ये त्याच न्यायमूर्तींनी ठरवले की सर्वसाधारण सभेची CD किंवा ध्वनिमुद्रण हे कलम 154B-8(1) मध्ये नमूद केलेल्या कागदपत्रांपैकी नाही. केवळ ते न दिल्याने अपात्रता येत नाही. इतिवृत्ते यादीत आहेत, आणि ती न दिल्यास अपात्रता येते. व्यावहारिक उपाय: प्रत्येक विनंतीची नोंद ठेवा, शुल्क कळवा, 45 दिवसांत प्रती द्या आणि पोहोचल्याचा पुरावा जपून ठेवा.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(2), s.154B-23(1)(iii), (2), (3), s.154B-27

न्यायालयीन निर्णय: Shashikant M. Ramane v Joint Registrar, Co-op Societies (SRA/MHADA) (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-07-01); Mahesh Madhukar Bhartiya v Divisional Joint Registrar, Co-op Societies (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-06-25)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

मी माझ्या गृहनिर्माण संस्थेविरुद्ध माहितीच्या अधिकाराखाली (RTI) अर्ज करू शकतो का?

नाही. सहकारी गृहनिर्माण संस्था माहितीचा अधिकार अधिनियमाखाली "सार्वजनिक प्राधिकरण" नाही, त्यामुळे तिला RTI अर्जांना उत्तर देणे बंधनकारक नाही. कलम 154B-8 व कलम 32 अंतर्गत तपासणी करण्याचा व प्रती मिळवण्याचा आपला हक्क वापरा. किंवा निबंधकांकडे असलेली किंवा त्यांना कायदेशीररीत्या मिळवता येणारी माहिती RTI अंतर्गत निबंधकांकडे मागा.

Thalappalam (7 Oct 2013) मध्ये सर्वोच्च न्यायालयाने ठरवले की राज्य कायद्याखाली नोंदणीकृत सहकारी संस्था RTI अधिनियमाच्या कलम 2(h) अंतर्गत सार्वजनिक प्राधिकरणे नाहीत. अपवाद म्हणजे शासनाच्या मालकीची, नियंत्रणाखालील किंवा शासनाकडून भरीव वित्तपुरवठा होणारी संस्था; गृहनिर्माण संस्था क्वचितच अशी असते (परिच्छेद 54). निबंधकांच्या पर्यवेक्षकीय नियंत्रणामुळे यात फरक पडत नाही. न्यायालयाने नमूद केले की सहकार कायद्याखाली निबंधकांना उपलब्ध होऊ शकणारी माहिती कलम 2(f) अंतर्गत "माहिती" आहे. सार्वजनिक प्राधिकरण असलेले निबंधक कलम 8 मधील अपवादांच्या अधीन राहून ती देऊ शकतात (परिच्छेद 52). सभासदासाठी कलम 154B-8 हा सहसा जलद मार्ग आहे आणि त्याला खरी शिक्षा जोडलेली आहे; records_rti_privacy-002 पाहा.

कायदेशीर आधार: RTI Act 2005 ss.2(f), 2(h), 8; MCS Act s.154B-8

न्यायालयीन निर्णय: Thalappalam Service Co-op Bank Ltd v State of Kerala (Supreme Court (K.S. Radhakrishnan and A.K. Sikri JJ.), 2013-10-07)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

सभासद दुसऱ्या सभासदाचे खाते, फोन नंबर किंवा KYC कागदपत्रे पाहू शकतो का?

नाही. तपासणीचा हक्क सभासद नोंदवही आणि सभासदाच्या स्वतःच्या व्यवहारांपुरता आहे; इतर सभासदांची खाती किंवा ओळखपत्रे यात येत नाहीत. प्रारूप 2026 उपविधी संस्थेला कायद्याने आवश्यक असेल त्याखेरीज आधार, PAN, पासपोर्ट, बँक तपशील किंवा तत्सम वैयक्तिक माहिती उघड न करण्यास सांगतात.

कलम 154B-8(1) "पुस्तके व अभिलेखांचे ते भाग ज्यात त्याचे संस्थेशी झालेले व्यवहार नोंदवलेले आहेत" तपासणीसाठी खुले करते. ते इतर सभासदांची खाती खुली करत नाही. सभासद नोंदवही (नमुना I) आणि सभासदांची यादी (नमुना J) खुली आहे. त्यात नावे, पत्ते, भाग आणि तारखा असतात, KYC कागदपत्रे नसतात. प्रारूप उपविधी 39 खालील टीप कायद्याने आवश्यक असल्याखेरीज किंवा प्राधिकरणाने आदेश दिल्याखेरीज गोपनीय किंवा वैयक्तिक माहिती उघड करण्यास मनाई करते. 13 May 2027 पासून DPDP अधिनियमाची कर्तव्ये "डेटा फिड्युशरी" म्हणून संस्थेला लागू होतात. त्यात सूचना, उद्देश-मर्यादा, सुरक्षितता आणि डेटा प्रिन्सिपलचे (ज्या व्यक्तीची माहिती आहे त्यांचे) हक्क यांचा समावेश आहे. कायदेशीर वादासाठी दुसऱ्या सभासदाच्या माहितीची मागणी निबंधक किंवा न्यायालयामार्फत करावी.

कायदेशीर आधार: MCS Act s.154B-8(1); dBL 39 (note); DPDP Act 2023 ss.4-8, 11-14; DPDP Rules 2025 r.1(4)

न्यायालयीन निर्णय: Justice K.S. Puttaswamy (Retd) v Union of India (Supreme Court (nine-judge bench), 2017-08-24)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

संस्थेतील CCTV कॅमेऱ्यांना कोणते नियम लागू होतात, आणि चित्रण कोण पाहू शकतो?

संस्था सुरक्षेसाठी सामायिक जागांमध्ये CCTV बसवू शकते. ही यंत्रणा संस्थेची मालमत्ता आहे. कॅमेरे सदनिकांच्या आत पाहणारे नसावेत. चित्रण ही वैयक्तिक माहिती आहे: रहिवासी व अभ्यागतांना कळवा, प्रवेश अधिकृत व्यक्तींपुरता मर्यादित ठेवा, ते ठरावीक कालावधीपुरतेच ठेवा आणि कायदेशीर मागणीनुसार पोलिसांना द्या. सभासदाला चित्रणाची प्रत घेण्याचा सर्वसाधारण हक्क नाही.

CCTV व सुरक्षा यंत्रणा ही संस्थेने देखभाल करायची सामायिक उपकरणे आहेत (उपविधी क्र. 67(a)(xix); प्रारूप उपविधी 74). त्यांच्याशी छेडछाड करण्यास मनाई आहे (प्रारूप उपविधी 166(a)(v)). प्रारूप 2026 उपविधी किरकोळ उल्लंघनांची नोंद करण्यासाठी समितीला CCTV चित्रणावर अवलंबून राहू देतात (प्रारूप उपविधी 176(a)). त्यामुळे लेखी CCTV धोरण महत्त्वाचे ठरते. त्यात कॅमेऱ्यांची ठिकाणे, कोण पाहू शकतो, जतन कालावधी आणि मागण्या कशा हाताळायच्या हे असावे. ओळखता येणाऱ्या व्यक्तींची ध्वनिचित्रमुद्रित प्रतिमा DPDP अधिनियम 2023 अंतर्गत वैयक्तिक माहिती आहे. 13 May 2027 पासून संस्थेने: - सूचना द्यावी, उदा. प्रवेशद्वारावर व लिफ्टमध्ये फलक; - चित्रण केवळ सुरक्षेसाठी वापरावे; - ते सुरक्षित ठेवावे आणि उद्देश पूर्ण झाल्यावर नष्ट करावे; - उल्लंघनाची (breach) माहिती कळवावी (DPDP नियम 2025 नियम 7). कलम 154B-8(1) सभासदांसाठी खुले करते त्या अभिलेखांमध्ये चित्रण नाही. सर्वसाधारण सभेचा व्हिडिओसुद्धा त्या यादीबाहेर आहे असे उच्च न्यायालयाने ठरवले आहे (Bhartiya, 2026). सुरक्षा नोंदी प्रारूप उपविधी 138 अंतर्गत पाच वर्षे ठेवल्या जातात. CCTV साठी सहसा खूप कमी कालावधीची फिरती मुदत पुरेशी असते; संस्थेच्या धोरणात ती निश्चित करावी.

कायदेशीर आधार: BL 67(a)(xix); dBL 74, 138, 166(a)(v), 176(a); DPDP Act 2023; DPDP Rules 2025 rr.3, 6, 7, 8

न्यायालयीन निर्णय: Mahesh Madhukar Bhartiya v Divisional Joint Registrar, Co-op Societies (Bombay High Court (Sandeep V. Marne J.), 2026-06-25)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23

संस्थेने नोंदवह्या, इतिवृत्ते, प्रमाणके (व्हाउचर) आणि अभ्यागत नोंदी किती काळ जपून ठेवाव्यात?

सभासद व भाग नोंदवह्या, इतिवृत्त पुस्तके, मालकी हक्काची कागदपत्रे व नकाशे, लेखापरीक्षण अहवाल आणि वसुली आदेश कायमस्वरूपी ठेवा. हिशोबाची पुस्तके, प्रमाणके, करार आणि कर अभिलेख 10 वर्षे ठेवा. भाडेकरू नोंदी, तक्रारी आणि सुरक्षा नोंदी 5 वर्षे ठेवा. 2014 च्या व्यवस्थेनुसार हिशोबाची पुस्तके किमान 8 वर्षे ठेवली जातात.

प्रारूप 2026 उपविधी प्रारूप उपविधी 138 मध्ये जतनाचे स्पष्ट वेळापत्रक आणतात: - कायमस्वरूपी: नोंदणी व उपविधी, सभासद नोंदवही, भाग नोंदवही, दोन्ही इतिवृत्त पुस्तके, अभिहस्तांतरण (कन्व्हेयन्स) व नकाशे, संरचनात्मक लेखापरीक्षण व पुनर्विकासाचे अभिलेख, वार्षिक हिशोब, लेखापरीक्षण अहवाल, आणि आदेश किंवा वसुली प्रमाणपत्रे. - 10 वर्षे: रोकड पुस्तक, खतावण्या, प्रमाणके, करार व निविदा, विमा, आणि कर विवरणपत्रे. - 5 वर्षे: भाडेकरू व भोगवटादार नोंदी, वाहनतळ, तक्रारी, AMC नोंदी, आणि सुरक्षा नोंदी. - 1 वर्ष: इतिवृत्त कायम झाल्यानंतर उपस्थिती पत्रके, आणि नोटिसांचे मसुदे. एखादे प्राधिकरण किंवा न्यायालय ठेवण्याचे निर्देश देत असेल तोपर्यंत काहीही नष्ट केले जात नाही. DPDP अधिनियमानुसार, एखाद्या कायद्याने जतन करणे आवश्यक असल्याखेरीज, उद्देश पूर्ण झाल्यावर वैयक्तिक माहिती नष्ट करणे आवश्यक आहे. त्यामुळे वैधानिक नोंदवह्या राहतात. अभ्यागत नोंदी आणि CCTV यांसाठी संस्थेच्या धोरणात अनुमत असलेला सर्वात कमी कालावधी पाळावा.

कायदेशीर आधार: dBL 138; Rule 65; BL 140-141; DPDP Act 2023 s.8(7)

शेवटची तपासणी: 2026-09-23